관리 보조자는 무엇을합니까?

임원 비서라고도하는 관리 보조는 한 명 이상의 고위 임원에게 지원을 제공합니다. 이 사람은 조직 내에서 회장, CEO, 부사장 또는 부서장을 지원할 수 있습니다. 직무는 경영진 및 조직의 요구에 특정한 관리 기능과 관련이있을 수 있습니다. 경영 보조원의 업무 책임은 일반적으로 일반적인 사무 기능을 뛰어 넘어 분석 연구 및 보고서 준비와 같은 복잡한 작업을 수행합니다. 관리 보조는 조직의 다른 사무 직원을 감독 할 수도 있습니다.

관리 보조원으로 고용 된 사람은 한 명 또는 여러 명의 고위 임원을위한 관리 기능을 처리 할 책임이 있습니다. 조직 내에서 임원이 담당하는 관리 책임은 일반적으로이 사람에게 할당됩니다. 이 행정 지원의 상당 부분에는 메모, 이메일 및 임원을위한 기타 서신 준비가 포함됩니다. 이 사람은 신고 시스템을 유지 관리하고 전화를 받고 메시지를 라우팅합니다. 추가 업무에는 메일 및 팩스 정렬이 포함될 수 있습니다.

효과적으로 책임을 수행하려면 좋은 조직 기술과 멀티 태스킹 능력이 필요할 수 있습니다. 사무국 장은 회의 및 컨퍼런스를 조직 할 책임이있다. 또한 여러 일정을 조정하고 회의와 관련된 모든 세부 정보를 처리해야 할 수도 있습니다. 일반적으로 의제를 준비하고 식사 또는 간식을 주문하는 것도이 사람의 책임의 일부입니다.

경영진이 출장을 가야하는 경우 경영 보조원은 일반적으로 필요에 따라 항공사, 렌터카 및 호텔 예약을 확보 할 책임이 있습니다. 경영 보조원은 종종 경영진의 일정을 유지하고 경영진에게 매일 및 예정된 약속, 회의 및 회사 관련 여행을 알립니다. 그는 일반적으로 회의와 관련된 상사를 위해 프레젠테이션 자료를 준비합니다.

관리 보조자에게 할당 된 많은 관리 작업은 임원이 위임 할 대상에 따라 다릅니다. 이로 인해 일반적으로 다른 사람을 돕는 사람에게 필요한 기본 사무 업무 이외의 복잡한 작업이 발생할 수 있습니다. 이러한 복잡한 작업의 예는 보고서를 준비하고 배포하는 것입니다.

최소한의 감독만으로 작업을 수행하려면 중급 또는 고급 기술을 갖춘 컴퓨터 응용 프로그램에 대한 지식이 필요합니다. 관리 보조자는 전체 조직과 관련된 특수 프로젝트를 관리하고 데이터베이스를 유지 관리 할 수도 있습니다. 회사의 규모에 따라 HR 일반 업무는 그의 일일 책임의 일부일 수도 있습니다.

일부 관리 보조원에 대한 또 다른 책임은 조직의 하위 직원을 감독하는 것입니다. 이를 위해서는 리더십 기술과 관리 기술이 필요합니다. 관리 보조자가 부서 내의 사무 직원의 작업 흐름을 계획, 할당 및 모니터링해야 할 수도 있습니다. 감독과 함께 보조자는 일반적으로 사무 기기 또는 건물 유지 보수 문제와 관련하여 일상적인 사무 운영을 담당합니다.