사무 장관은 무엇을합니까?

개인 비서가 종종 기업 중역 또는 소기업 소유자에게보고합니다. 이 특별 도우미는 전화 응답, 메일 열기 및 약속 설정과 같은 일상적인 작업을 수행 할 수 있습니다. 또한 회의에 참석하고 메모를하고 회의 시간을 입력하는 일도 포함됩니다. 관리자가 여행해야하는 경우, 장관은 항공사 및 호텔 예약을하거나 경비를 위해 자금을 승인받을 책임이 있습니다.

개인 비서의 주요 목적은 종종 경영진의 시간을 많이 차지하는 일상적인 업무를 처리하는 것입니다. 이 직원은 또한 관리자가 직접 또는 전화로 과도한 중단을 방지하는 데 사용됩니다. 이러한 이유로, 비서는 종종 전화 통화와 방문객을 선별하여 개인이 그 사람과 직접 대화 할 수 있도록하는 대신 상사에게 메시지를 보냅니다.

개인 비서도 서면 서신을 선별 할 수도 있습니다. 메일을 집어 열어서 열 수도 있습니다. 그런 다음 상사가 직접 처리해야하는 서한을 전달할 수 있습니다. 경우에 따라 장관은 회사 전자 메일 계정에 액세스하여 해당 계정을 차단할 수도 있습니다.

임원이 회의를 열면 개인 비서가 참석하기도합니다. 이를 통해 장관은 회의 내용을 기록하고 제기 된 질문을 작성할 수 있습니다. 행사가 끝난 후, 장관은 회의록을 입력하고 참석자에게 배포 할 책임이 있습니다.

개인 비서는 종종 일종의 개인 비서 역할을합니다. 이것은 때때로 감독자를 위해 여행 준비를하는 것을 의미합니다. 조수는 또한 임원이이 여행과 관련된 비즈니스를 수행하도록 약속을 예약 할 수 있습니다 (예 : 렌터카 픽업 또는 드라이 클리닝 제외).

많은 조직에서이 특별 조수는 부서 예산과 관련이 있습니다. 개인 비서가 새로운 프로젝트에 대한 제안서를 제출하고 노동력 또는 자재에 대한 견적을받을 책임이있을 수 있습니다. 경우에 따라이 근로자는 소액 현금 펀드 또는 사무용품 쇼핑을 담당 할 수도 있습니다.

개인 비서가되기 위해 필요한 교육의 양은 조직마다 다르지만 일반적으로 최소한 고등학교 졸업장이 필요합니다. 경영학의 대학 과정도 도움이 될 수 있습니다. 이 비서가 근무일 내내 여러 가지 다른 작업을 수행해야 할 수 있기 때문에 즐거운 성격과 압박을 받고 잘 일할 수있는 능력이 기대됩니다.