프로젝트 어시스턴트는 무엇을합니까?

프로젝트 어시스턴트는 일반적으로 프로젝트 관리자 또는 프로젝트 디렉터가 작업을 수행하는 데 필요한 의무를 돕습니다. 대부분의 경우 여기에는 사무 및 관리 기능이 포함됩니다. 프로젝트 어시스턴트는 회의에 참석할 수도 있으며 프로젝트 관리자 부재시 질문에 답변 할 책임이 있습니다. 프로젝트의 규모에 따라 보조자는 단일 작업 및 프로젝트 관리자에게 전념하거나 둘 이상의 프로젝트에서 한 명 이상의 관리자를 동시에 지원할 수 있습니다.

프로젝트 보조원 업무의 핵심은 일반적으로 사무 및 행정 업무를 중심으로 이루어집니다. 대부분의 프로젝트는 타임 라인, 예산 및 작업 목록을 포함하여 파일 및 스프레드 시트에 크게 의존합니다. 이러한 업데이트를 유지하고 업데이트를 전달하고 변경 사항을 문서화하는 것은 프로젝트 관리의 중요한 부분이며 일반적으로 보조자에게 맡겨야 할 의무입니다. 많은 회사에서 문서화해야 할 사항과 실제 파일에 보관해야 할 사항에 대한 특정 요구 사항이 있습니다.

다른 유형의 서류 작업은 종종 프로젝트 보조자에게도 해당됩니다. 여기에는 보험 양식 및 허가 요청 및 제출, 구매 주문서 작성 등이 포함될 수 있습니다. 또한 클라이언트에 정기적 인 보고서 및 업데이트를 제공하는 등의 통신 관리가 종종 포함됩니다.

프로젝트 어시스턴트는 종종 회의에 참석하고 전화 회의에 참여합니다. 일반적으로 내부 팀 회의와 고객 회의가 모두 포함됩니다. 많은 경우, 조수는 회의에서 메모를하고 나중에 회의 보고서를 개발 및 배포하는 업무를 맡게됩니다. 이러한 보고서의 중요한 부분은 작업 항목의 식별 및 각각에 대한 책임 할당입니다. 마감일을 식별하는 것도 중요합니다.

프로젝트 관리자 또는 이사는 전통적으로 의사 결정, 고객 관계 관리 및 프로젝트가 예산 및 일정에 따라 진행되도록하는 데 더 많은 책임이 있지만, 보조자는 요청을받을 수 있기 때문에 항상 프로젝트 상태를 알고 있어야합니다. 관리자를 사용할 수없는 경우 질문에 대답하십시오. 예를 들어, 팀 관리자 나 고객이 정보를 필요로하는 경우 프로젝트 관리자가 회의 중이거나 병가에 있거나 휴가 중일 수 있습니다. 데이터를 찾을 위치를 아는 것이 중요합니다.

단일 프로젝트에 전념하지 않고 여러 관리자 또는 여러 프로젝트를 지원할 책임이있는 프로젝트 어시스턴트는 각 프로젝트에 대해 이러한 업무를 수행해야합니다. 이것은 조수가 매우 조직적이어야 함을 의미합니다. 또한 업무의 우선 순위를 정하고 둘 이상의 프로젝트의 요구가 상충 될 때 어떻게해야하는지 알아야합니다.