장관은 무엇을 하는가?

비서는 업무에 따라 다양한 직무를 수행 할 수 있지만 일반적으로 관리 및 하위 관리 작업을 혼합하여 사무실을 원활하게 운영하는 일을 담당합니다. 이 전문가들은 일반적으로 전화 및 전자 메일 통신에 응답하고 파일 시스템을 관리합니다. 또한 메일을 정렬하고, 모임을 조직하고, 사무실 간 통신을 조정할 수도 있습니다. 대부분의 경우, 작품은“진입 레벨”로 간주되는데, 이는 성공을 위해 특별한 기술이나 교육 자격이 필요하지 않음을 의미합니다. 마찬가지로, 일반적으로 발전의 여지가 있습니다. 많은 잠재력이나 경험을 가진 사람들은 종종 더 높고 더 높은 임금을 가진 점점 더 권위있는 일자리를 찾고 있습니다.

이 비서에는 일반적으로 행정 보조원, 서기 및 개인 비서 업무가 포함됩니다. 이 모든 직책은 행정직이며 일반적으로 서류 및 전자 문서 관리에 중점을 둡니다. 국방부 장관이나 재무부 장관과 같은 정부 차원의 또는 공식적인“비서”는 예외입니다. 이러한 직책이 순전히 저수준 기능을 제안 할 수도 있지만 이러한 직책의 임원은 일반적으로 상당히 높은 순위를 차지하며 일반적으로 행정 또는 사무 업무 자체는 거의 또는 전혀 수행하지 않습니다.

사무 기술

사무실 관리는 가장 중요한 비서 업무 중 하나입니다. 이 범주의 작업은 다소 광범위 할 수 있지만 거의 항상 관리 및 사무 직무가 필요합니다. 비서들은 일반적으로 우편 발송, 수신, 제출 시스템 작성 및 구성, 서신 관리 등 사무 업무를 관리합니다. 대부분의 환경에서 컴퓨터 및 워드 프로세싱 기술이 필수적입니다.

전화 응답은 대부분의 장소에서 중요한 부분입니다. 비서는 종종 고객과 고객이 비즈니스에 전화 할 때 가장 먼저 이야기하는 사람들입니다. 따라서 좋은 태도와 정중 한 태도가 필요합니다. 전문가는 일반적으로 메시지를 받거나, 발신자를 보류 시키거나, 기본적인 질문에 대답 할 때 많은 전술을 보여 주어야합니다.

일정 및 일정

많은 환경에서 관리 직원은 개별 직원 일정뿐만 아니라 사무실 일정 관리를 담당합니다. 그들은 종종 회의와 약속을 예약하고 갈등과 이중 예약을 감시해야합니다. 이 작업은 특히 환자가 약속을 요구하는 의료 관행과 같은 장소에서 두드러 지지만, 고위급 직원이 "수요가있는"곳에서 발생할 수 있습니다. 점심 모임을 예약하거나 저녁 식사 예약을 준비하는 데 있어도 비서 일반적으로 임원 및 관리자가 도움을 요청하는 최초의 사람들 중 일부입니다.

관리 업무

사무 직원은 사무 기술뿐만 아니라 시간과 사람의 관리자 여야합니다. 그들은 사무실 직원의 요구를 예상하고, 내부 문제를 신속하게 해결하며, 효율적으로 서로 다른 사람들을 조율하고 연결해야합니다. 우수한 직원 기술은 특히 임원 및 기타 중요한 직원 관리와 관련하여 매우 중요합니다. 비서관들에게 요청이 있기 전에 상사들의 요구와 요구를 예상하는 많은 일들이“비하인드 스토리”일 수 있습니다.

직원 계층에서의 위치

대부분의 사무실에서 비서는 다소 낮은 수준으로 간주되며 거의 항상 사무실 쪼개기 순서의 맨 아래에 있습니다. 그들은 보통 중급 및 고위 경영진 모두에게 답변하며 일반적으로 모든 사람을 동등하게 지원해야합니다. 대기업과 사무실에는 종종 전체 비서 풀이 있지만이 경우 좀 더 미묘한 계층 구조가 나타납니다. 이러한 환경에서 일부 근로자는 파일 정리 및 전화 응답과 같은 정신적 인 업무를 맡는 반면 다른 근로자는 일정을 관리하고 고위 직원과 상호 작용할 수 있습니다. 이 사무실에서의 진급은 대개 시간과 경험에 달려 있습니다.

비서가받을 수있는 가장 권위있는 일 중 일부는 개인적인 도움의 영역에있다. 많은 고위 경영진과 기업 리더는 전 임직원이 한 리더 일정의 관리 및 관리에 전념하는 전담 관리자를 보유하고 있습니다. 이 유형의 비서는 일반적으로 오랜 시간 근무해야하며 때로는 예측할 수없는 요구와 요청을 처리해야하지만, 가장 많은 비용을 지불하고 가장 존경받는 직업 중 하나입니다.

교육 및 학교 요구 사항

고용주마다 비서 교육 방법에 대한 요구 사항이 다릅니다. 어떤 경우에는 고등학교 졸업장 또는 이와 동등한 것이 필요한 반면, 다른 경우에는 실제 비서 인증 또는 학위가 선호됩니다. 커뮤니티 칼리지와 직업 학교는 종종 관심있는 학생들이 워드 프로세싱 및 사무실 관리에 대해 배울 수있는 프로그램을 제공합니다. 이러한 종류의 과정을 수강하는 것은 응용 프로그램이 눈에 띄게 도움을 줄 수 있고 경험이있을 때 신입 사원에게 다리를 줄 수 있기 때문에 엄격하게 요구되지는 않더라도 종종 좋은 생각입니다.

특수 상황 : 공무원 및 정부 비서

“비서”라는 용어가 항상 사무실 관리자에게 연결되는 것은 아닙니다. 경우에 따라, 특히 고위 공무원과 관련된 경우, 지정은 광범위한 업무 관리를 나타내는 명예 능력으로 사용될 수 있습니다. 부서를 이끌거나 주요 정부 부서를 감독하는 공무원은 비서 직책을 사용할 수 있지만 직무를보다 일반적인 사무실 관리 역할과 혼동해서는 안됩니다.