비서는 무엇을합니까?
비서관은 직장에 따라 다양한 직무를 수행 할 수 있지만 일반적으로 관리 및 저수준 관리 작업의 혼합을 수행하여 사무실을 원활하게 운영하는 책임을 맡고 있습니다. 이 전문가들은 일반적으로 전화 및 전자 메일 서신에 답변하고 파일링 시스템을 관리합니다. 또한 메일을 정렬하고 회의를 조직하며 사무실 간 커뮤니케이션을 조정할 수도 있습니다. 대부분의 경우 작업은 "엔트리 레벨"으로 간주되며, 이는 성공을 위해 특별한 기술이나 교육 자격이 필요하지 않음을 의미합니다. 동일하게, 일반적으로 발전의 여지가 있습니다. 많은 잠재력이나 경험을 가진 사람들은 종종 점점 더 높은 임금으로 점점 더 유명한 일자리를 얻기 위해 달려 가고 있습니다.
행정 보조, 서기 및 개인 보조 작업은 일반적 으로이 우산에 포함됩니다. 이러한 모든 직책은 관리적이고 일반적으로 서류 및 전자 문서 관리에 중점을 둡니다. 유일한 예외 중 하나는 정부입니다국방 장관 또는 재무부 장관과 같은 Ernment 수준 또는 기타 공식“비서”. 이 타이틀은 순전히 낮은 수준의 기능을 제안 할 수 있지만, 이러한 역할의 공무원은 일반적으로 상당히 높은 순위이며 일반적으로 행정 또는 사무적 작업 자체가 거의 또는 전혀 없습니다.
사무 기술
사무실 관리는 가장 중요한 비서 작업 중 하나입니다. 이 범주의 작업은 다소 광범위 할 수 있지만 거의 항상 행정 및 사무 의무를 포함합니다. 비서관은 일반적으로 우편 보내기 및 수신, 제출 시스템 작성 및 조직, 서신 관리를 포함하여 사무실 서류를 관리합니다. 대부분의 설정에서 컴퓨터 및 단어 처리 기술이 필수적입니다.
전화 응답은 또한 대부분의 장소에서 직무의 중요한 부분입니다. 비서관은 종종 고객과 고객이 전화를 걸 때 말할 수있는 최초의 사람들입니다.사업. 따라서, 좋은 매너와 정중 한 태도가 일반적으로 필요합니다. 전문가는 일반적으로 메시지를 받거나 발신자를 보류하거나 기본 질문에 대답 할 때 많은 전술을 보여 주어야합니다.
일정 및 캘린더링
많은 환경에서 관리인은 개별 직원 캘린더뿐만 아니라 사무실 캘린더 관리를 담당하고 있습니다. 그들은 종종 회의와 약속을 예약하고 갈등과 이중 예약을 감시 할 책임이 있습니다. 이 과제는 특히 환자가 끊임없이 약속을 요구하는 의료 관행과 같은 장소에서 두드러 지지만, 더 높은 수준의 직원이 "수요가있는"곳에서 발생할 수 있습니다. 점심 회의를 예약하거나 저녁 식사 예약을 준비하는 문제 일지라도 비서관은 일반적으로 최초의 사람들과 관리자가 도움을 청합니다.
관리 업무
사무 기술을 갖는 것 외에도 행정 직원은 시간 관리자 여야합니다.그리고 사람들. 그들은 사무실 요원의 요구를 예상하고 내부 문제를 신속하게 해결하며 효율적으로 다른 사람들을 조정하고 모으기 위해 노력해야합니다. 특히 경영진 및 기타 중요한 직원을 관리 할 때 우수한 사람들의 기술이 정말 중요합니다. 많은 직업이“무대 뒤에서”있을 수 있습니다. 비서들은 요청이 이루어지기 전에 상사의 요구와 요구를 기대할 수 있습니다.
.직원 계층의 위치
대부분의 사무실에서 비서관은 다소 낮은 수준으로 간주되며 거의 항상 사무실 펙킹 명령 근처에 있습니다. 그들은 일반적으로 중간 수준 및 고위 경영진 모두에 대답하며 일반적으로 모든 사람을 동등하게 도와야합니다. 대기업과 사무실에는 종종 전체 비서 풀이 있지만,이 경우 더 미묘한 계층 구조가 등장합니다. 이 환경에서 일부 근로자는 전화 통화 및 답변과 같은 정신적 인 작업을 수행 할 수 있으며 다른 근로자는 일정을 관리하고 일정을 관리 할 수 있습니다.고위 직원과 상호 작용하십시오. 이 사무실의 발전은 일반적으로 시간과 경험에 달려 있습니다.
비서가 얻을 수있는 가장 유명한 작품 중 일부는 개인적인 도움의 영역에 있습니다. 많은 고위 경영진과 기업 지도자는 전체 직장 생활이 한 명의 리더 일정을 관리하고 관리하는 데 전념하는 전담 관리자를 보유하고 있습니다. 이 유형의 비서는 일반적으로 오랜 시간 동안 일하며 때로는 예측할 수없는 요구와 요청을 처리해야하지만 종종 직업 중 가장 유명하고 가장 존경받는 사람 중 하나입니다.
교육 및 학교 요구 사항
고용주마다 비서관이 어떻게 교육되는지에 대한 요구 사항이 다릅니다. 어떤 경우에는 고등학교 졸업장 또는 이와 동등한 것이 필요하지만 다른 경우에는 실제 비서 인증 또는 학위가 선호됩니다. 커뮤니티 칼리지 및 직업 학교는 관심있는 학생들이 단어 처리 및 사무실의 내용을 배울 수있는 프로그램을 자주 제공합니다.관리. 응용 프로그램이 눈에 띄는 데 도움이 될 수 있고 경험과 관련하여 새로운 고용인을 다리를 줄 수 있기 때문에 이러한 종류의 과정을 밟는 것은 엄격하게 필요하지 않은 경우에도 종종 좋은 생각입니다.
특별 상황 : 공식 및 정부 비서
"비서"라는 용어가 항상 사무실 관리자에게 첨부되지는 않을 수 있습니다. 경우에 따라, 특히 고위 공무원과 관련된 경우,이 명칭은 광범위한 부문의 관리를 나타내는 명예 능력으로 사용될 수 있습니다. 부서를 이끌거나 주요 정부 부서를 감독하는 공무원은 비서 타이틀을 사용할 수 있지만, 그들의 직업은보다 일반적인 사무실 관리 역할과 혼동해서는 안됩니다.