사무원은 무엇을 하는가?

공급 직원은 비즈니스의 지속적인 운영에 필요한 모든 필수 공급이 충분한 수량으로 제공 될 수 있도록 회사의 공급 영역을 관리 할 책임이있는 개인입니다. 일반적으로 공급 담당자는 부서 감독관 및 구매 에이전트와 협력하여 공급 재고를 합리적인 한도 내로 유지하기위한 수단으로 사용 패턴을 기반으로 재주문 기준을 개발하고 유지해야 할 다양한 품목의 수량을 결정합니다. 이를 위해 공급 담당자는 공급실 재고에서 품목을 지불하는 데 사용되는 프로세스를 관리하고, 공급실 기록의 정확성을 보장하기 위해 정기적으로 재고 조정을 수행하며, 구매 오더가 지정된 구매 상담원에게 요청을 시작합니다. 주문 이행을 위해 공급 업체에 배치합니다.

공급원의 주요 임무 중 하나는 공급실에 보관 된 품목의 유형과 수량에 대한 정확한 기록을 유지하는 것입니다. 지난 수십 년 동안, 이것은 종종 최근에받은 물품의 영수증을 신속하게 게시하는 동시에 다른 부서에 품목의 지불을 게시 할 수있게 해주는 일부 유형의 수동 파일링 시스템으로 관리되었습니다. 프로세스의 일부로, 해당 부서의 승인 된 개인은 해당 제품을받을 부서를 지적하면서 특정 부품 또는 기타 품목에 대한 간단한 요청을 작성합니다. 공급 담당자는 요청을 사용하여 품목에서 품목과 수량을 가져와 해당 부서 담당자에게 전달합니다. 이 시점에서 요청 양식은 지불 날짜와 시간으로 업데이트되고 부서 담당자가 서명 한 다음 공급 담당자가 재고 레코드에서 해당 수량과 유형의 제품을 빼기 위해 사용합니다.

공급 직원은 또한 선하 증권 및 포장 목록의 사본을 사용하여 인바운드 상품을 수령하여 재고에 추가합니다. 일반적으로 물품은 수락 전에 검사 한 다음 저장을 위해 공급실 내의 특정 위치에 서명하고 할당합니다. 특정 위치를 지정하면 다른 부서에서 필요할 때 상품을 쉽게 검색 할 수 있었고 단위 수 오류가 최소화되었습니다.

오늘날 기술은 공급 담당자가 컴퓨터 데이터베이스를 통해 공급 재고에 대한 업데이트를 빠르게 입력 할 수 있도록합니다. 데이터베이스는 보유 할 최소 단위 근처에있는 품목을 식별하도록 프로그래밍 할 수있어 사무원에게 재주문 요청을 신속하게 준비하고 제출할 수 있습니다. 공급 데이터베이스를 사용하면 사이클 수라고하는 많은 공급 시스템에 공통적 인 지속적인 작업을 수행 할 수 있습니다. 기본적으로주기 수는 재고에있는 모든 품목의주기적인 실제 수이며, 공급 레코드와 재고에서 발견 된 각 품목의 실제 단위 수 사이에 존재할 수있는 불일치를 조정하는 데 사용됩니다. 이 작업을 통해 카운트 오류나 더 이상 사용되지 않는 부품 및 기타 장비로 인해 발생할 수있는 차이를 허용하고 필요할 때 항상 필수 공급 장치를 사용할 수 있도록합니다.