자동 결제란 무엇입니까?

자동 청구는 인보이스를 직접 준비 할 필요없이 상품 및 서비스에 대한 인보이스 발행이 발생하는 작업입니다. 이 유형의 많은 청구 시스템은 송장 전자 사본을 생성하여 고객에게 보낼 수있는 기능을 제공합니다. 이 유형의 청구 소프트웨어를 사용하면 송장 프로세스를보다 효율적으로 관리 할 수있어 회사의 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다.

자동 청구 소프트웨어에 공통적 인 몇 가지 기능이 있습니다. 대부분의 경우 소프트웨어는 송장을 정확하게 준비하는 데 필요한 모든 데이터가 포함 된 고객 프로필을 만들 수 있도록 설계되었습니다. 이 데이터에는 고객 이름, 청구서 수신 주소, 청구 담당자 및 청구서가 전자적으로 발송 될 경우 이메일 주소가 포함됩니다. 대부분의 경우 자동 청구 프로그램은 고객 사용과 관련된 다른 소스에서 데이터를 수집하거나 주문이 이행되면 수동으로 주문을 입력 할 수 있습니다. 청구 시스템 내의 프로세스는 각 주문에 대해 적절한 요율을 적용하고 송장을 생성합니다.

자동 청구 시스템 구성 방법에 따라 송장 생성 직후에 동반자 봉투와 함께 송장이 인쇄 될 수 있습니다. 그러나 특정 시간에 인보이스가 자동으로 인쇄되도록 소프트웨어를 설정할 수 있습니다. 기계류에서 송장을 접고 미리 주소가 지정된 봉투에 넣고 봉투를 밀봉하도록하는 소프트웨어의 일부 예도 있습니다. 전자 메일이 배달 매체로 사용되는 경우, 시스템은 송장을 생성 한 후 즉시 배달을 촉진하거나 특정 시간에 전자 메일 프로세스를 관리 할 수 ​​있습니다. 이는 비즈니스 소유자가 송장을 보내기 전에 송장을 조사 할 수있는 방법입니다.

이 유형의 전자 청구 시스템에는 미결제 송장에 대한 지불을 받고 적용하는 기능이 포함됩니다. 예를 들어, 이메일 인보이스에는 고객이 인보이스를 받고 검토 한 후 즉시 지불을 렌더링 할 수있는 임베드 된 링크가 포함될 수 있습니다. 개인이 지불을 받고 수동으로 수취 가능 데이터베이스에 입력하도록 요구하는 대신, 소프트웨어는 지불을 인식하고 적절한 송장 번호에 적용한 다음 해당 금액을 고객 계정 잔액에서 공제합니다.

자동 청구는 고객이 주문을 받거나 매주 또는 매월 요청해야하는 되풀이 지불이있는 상황에서 매우 잘 작동합니다. 이 응용 프로그램을 사용하면 해당 고객에 대한 정기 또는 반복 송장을 자동으로 생성하도록 시스템을 구성 할 수 있으므로 한 명 이상의 직원이이 반복적 인 작업에 시간을 소비 할 필요가 없습니다. 결과적으로 직원은 다양한 기능에 활용 될 수있어 업무 생산성을 높이고 비용을 절감 할 수 있습니다.

오늘날 모든 규모의 회사에서 자동 청구 사용이 일반적입니다. 통신에서 온라인 소매점에 이르는 비즈니스 유형은 이러한 유형의 소프트웨어를 사용하면 유리합니다. 회사는 시간과 자원을 절약함으로써 비용을 절감하고 경쟁력을 유지할 수 있습니다.