이메일 아카이빙을위한 최상의 팁은 무엇입니까?

전자 메일의 약자 인 전자 메일 또는 전자 메일은 인터넷을 통해 보내지고 사용자가 온라인으로 받거나 메시지를받는 장치 및 프로그램에 따라 푸시 또는 풀 기술을 사용하여 메일 클라이언트를 통해 다운로드 한 문자 메시지의 이름입니다. 보관은 항목이 논리적이고 액세스 가능한 방식으로 배열되는 저장소 계획을 나타냅니다. 자료의 백업 사본 작성을 참조 할 수도 있습니다. 이메일 아카이빙은 이메일을 서버에서 제거하고 안전하게 백업하는 체계적인 파일링 시스템을 말합니다.

이메일 보관과 관련하여 가장 먼저해야 할 일은 옵션을 고려하는 것입니다. 클라우드에 이메일을 보관하는 것이 충분한 지 또는 컴퓨터에 보관해야하는지 또는 하드 카피로 보관해야하는지 결정하십시오. 다른 재료는 전자 형태로 남아있을 수 있지만 특정 재료는 인쇄해야 할 수도 있습니다. 이메일을 컴퓨터에 보관하려는 경우 외장 하드 드라이브에 백업을 만들지 여부와 메일 클라이언트의 파일 형식 이외의 형식 (예 : PDF로 저장)으로 파일을 저장할지 여부를 결정하십시오. 파일 형식.

일반적으로 전자 메일 보관 시스템을 만드는 두 번째 단계는 전자 메일 클라이언트 내에 저장소 폴더의 계층 구조를 만드는 것입니다. 이렇게하면 개인 전자 메일과 업무용 전자 메일을 분리하고 더 자주 액세스해야하는 폴더에 쉽게 접근 할 수 있습니다. 폴더를 재구성하고 이름을 바꿀 수 있으므로 우선 순위가 가장 높은 프로젝트가 완료되면 "Completed Projects"라는 폴더에 폴더를 넣는 것과 같이 폴더 시스템 내에 폴더를 보관하는 방법을 원할 수 있습니다. 그 해. 들어오는 메일을 폴더로 직접 정렬하는 필터를 만드는 것이 좋은지 고려하십시오. 어떤 사람들은이 기능을 맹세합니다. 다른 사람들은 그것을 사용하지 않습니다.

이메일 아카이빙을위한 최상의 팁 중 하나는 원치 않는 이메일을 받거나받은 편지함에 보이면 즉시 삭제하는 것입니다. 이렇게하면 다시 검토 할 필요가 없기 때문에 시간을 절약 할 수 있으며 가치있는 자료 만 저장해야하는 불필요한 자료가 아카이브에 도달하지 못하게 할 수 있습니다. 또는 자신에게 더 적합한 경우 보관하기 전에 대량 삭제를 수행 할 수 있습니다. 서버에서 메일을 삭제해야 할 때 메일 클라이언트를 설정할 수 있지만 주기적으로 ISP 웹 사이트를 방문하여 실제로 서버에있는 내용을보고 필요에 따라 정리하는 것이 좋습니다. 빈 서버 공간이 충분하면 중요한 이메일을 추가 아카이브로 남겨 두도록 선택할 수 있습니다.

비즈니스 상황에서는 규정, 보안 및 효율성을 준수하는 것이 이메일 보관 결정을 내리는 핵심 요소입니다. 기업 전자 메일 보관은 해당 용도로 만들어진 소프트웨어 응용 프로그램과 비즈니스 관련 문제를 해결하기위한 기능으로 관리 할 수 ​​있습니다. 여기에는 가상 용지 추적을 관리하고 더 이상 필요하지 않은 메시지를 삭제하는 기능이 포함됩니다.