소프트 카피 란 무엇입니까?

소프트 카피는 문서의 전자 카피입니다. 하드 카피, 종이 또는 다른 매체에 인쇄 된 문서와 대조됩니다. 소프트 카피는 관련된 문서에 따라 전송, 배포, 공유 및 조작이 쉬워집니다. 문서 사본을 인쇄하여 하드 사본을 생성하는 데에도 사용할 수 있습니다. 많은 종이를 사용하지 않거나 낭비가 적은 사무실은 정보를 전달하고 공유하기 위해 소프트 카피에 크게 의존합니다.

소프트 카피는 일반적으로 다양한 워드 프로세싱 프로그램에서 열 수 있습니다. 보안을 강화하기 위해 문서를 읽기 전용 형식으로 저장할 수 있습니다. 이렇게하면 사람들이 볼 수는 있지만 소프트 카피는 변경할 수 없습니다. 파일에 액세스 할 수있는 사람들이 데이터를 변경하거나 조작하는 것에 대해 사람들이 우려하는 경우 유용 할 수 있습니다. 일부 프로그램은 또한 변경 로그를 유지하여 사람들이 문서에 대한 변경 사항을 추적하여 원하는 경우 문서를 이전 지점으로 복원하도록 되돌릴 수 있습니다.

소프트 카피를 사용하는 사람은 이메일을 통해 파일을 보내거나 네트워크를 통해 전송하거나 디스크 또는 휴대용 하드 드라이브에 넣어 공유 할 수 있습니다. 이러한 다양한 배포 기술은 유용 할 수 있으며 사무실에서 팩스 및 택배와 같은 비용을 제거 할 수 있습니다. 소프트 카피는 일반적으로 변경 가능성으로 인해 하드 카피와 법적으로 동일한 입장을 가지고 있지 않지만 편집 및 승인을 위해 계약서의 소프트 카피 초안을주고받는 등 사무실의 대부분의 활동에 사용될 수 있습니다. , 사람들이 서명을하기 전에 하드 카피를주의 깊게 검토하여 원하는 변경 사항이 포함되어 있는지 확인하십시오.

소프트 카피는 프리젠 테이션과 같은 작업에도 사용할 수 있습니다. 사람들은 문서를 전자적으로 배포하여 모든 사람이 카피를 갖도록하거나 프리젠 테이션 또는 이벤트시 화면에 표시 할 수 있습니다. 마지막 순간까지 편집하는 기능은 프레젠테이션을 완성 할 시간을 원하고 변화하는 정보 및 기타 문제를 수용하기 위해 마지막 순간을 변경해야하는 사람들에게 유용 할 수 있습니다. 교사는 종종 강의실 자료를 소프트 카피 형식으로 저장하여 쉽게 변경하고 수업에 재사용 할 수 있습니다.

공간이 주요 고려 사항 인 사무실의 경우 전체 또는 대부분 전자 방식으로 전환하면 상당한 이점을 얻을 수 있습니다. 사람들은 소프트 카피로 자료를 검토하고 보관이 필요한 대량의 용지 생성을 피할 수 있습니다. 보안이 중요한 경우 전자 사본을 작성하여 소프트 카피에 최대한 많은 보호 기능을 제공 할 수 있습니다. 여기에는 화재, 바이러스 및 기타 문제 발생시 사본을 저장하기위한 원격 백업과 같은 도구가 포함될 수 있습니다.