전자 파일 캐비닛이란 무엇입니까?

전자 파일 캐비닛은 컴퓨터 하드 드라이브와 같은 전자 매체에 문서 및 기타 정보를 저장하는 시스템을 은유 적으로 참조하거나 전자 기록을 만들고 유지하는 데 도움이되는 실제 소프트웨어를 의미 할 수 있습니다. 전자 파일 캐비닛은 문서를 효율적으로 찾거나 실제 레코드에 필요한 공간을 최소화하기 위해 실제 문서를 디지털 방식으로 저장하는 방법이라고합니다. 전자 파일링 시스템을 사용하면 여러 사용자가 물리적 파일 캐비닛 앞에서 혼잡하지 않고 동시에 정보에 액세스 할 수 있으며 네트워크 연결을 통해 원격으로 정보를 사용할 수 있습니다.

전자 파일 캐비닛이 실제로 무엇인지에 대한 단일 정의는 없습니다. 대신, 용어는 일반적으로 실제 파일 캐비닛과 비슷한 방식으로 전자 스토리지를 사용하는 것을 말합니다. 매우 기본적인 수준에서, 일부 문서 나 다른 파일을 포함하는 컴퓨터 하드 드라이브의 단일 디렉토리는 기술적으로 전자 파일 캐비닛입니다. 파일은 운영 체제의 기능을 통해 분리, 색인화 및 검색이 가능하기 때문입니다. 최첨단 전자 파일 시스템은 관계형 데이터베이스 관리 시스템 (RDBMS)을 채택 할 수 있으며, 기본적으로 사용자는 프레임 워크 내에서 각 정보를 분류하여 특정 방식으로 정보를 검색하거나 불러올 수 있습니다.

전자 캐비닛을 사용할 때 실제 캐비닛에서 제공 할 수없는 옵션이 많이 있습니다. 크기에 따라 전체 파일 캐비넷을 디지털 장치 나 CD에 복사하여 쉽게 백업, 전송 또는 운반 할 수 있습니다. 또한 네트워크를 통해 사용할 수 있으므로 위치에 관계없이 여러 사용자가 액세스 할 수 있습니다. 전자 파일 시스템 내의 정보는 추가 보안을 위해 암호로 보호하거나 암호화 할 수 있습니다. 어떤 경우에는 전자 시스템 내의 문서에서 특정 키워드를 쉽게 검색하여 실제 캐비닛보다 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

정보 및 문서를위한 완벽한 관리 시스템을 제공하려는 일부 응용 프로그램을 전자 파일 캐비닛 소프트웨어라고합니다. 여기에는 종종 네트워크 액세스 또는 보고서 생성을위한 데이터베이스와 유사한 기능 및 옵션이 포함됩니다. 경우에 따라 전체 문서 세트를 애플리케이션에서 색인화 할 수 있으므로 GUI (Graphical User Interface)를 통해 쉽게 읽을 수 있습니다.

전자 파일 캐비닛을 사용하는 경우 일부 문제가 발생할 수 있습니다. 하나는 온라인 정보에서 정보를 검색하는 경우 작성자의 허락없이 문서를 저장하는 데 관련된 저작권 문제가있을 수 있다는 것입니다. 특히 강력한 개인 정보 보호법이있는 분야에서 또 다른 문제는 기본 전자 파일 캐비닛 시스템이 의무화 된 모든 보안 및 개인 정보 보호 지점을 제공하지 않을 수 있다는 것입니다. 이는보다 집중적 인 산업별 전자 기록 시스템 유형이 민감한 데이터에 사용됩니다.