전자 파일 캐비닛이란 무엇입니까?

전자 파일 캐비닛은 컴퓨터 하드 드라이브와 같은 전자 매체에 문서를 저장하는 시스템 및 기타 정보에 대한 은유 적 참조 일 수 있거나 전자 레코드를 작성하고 유지 관리하는 데 도움이되는 실제 소프트웨어를 참조 할 수 있습니다. 여러 번, 전자 파일 캐비닛은 문서를 찾는 효율성을 높이거나 물리적 레코드에 필요한 공간을 최소화하기 위해 물리적 문서를 디지털로 저장하는 방법이라고합니다. 전자 파일 시스템을 사용하면 여러 사용자가 물리적 파일 캐비닛 앞에서 혼잡하지 않고도 정보에 동시에 액세스 할 수 있으며 네트워크 연결을 통해 원격으로 포함하는 정보를 만들 수 있습니다.

전자 파일 캐비닛이 실제로 무엇인지에 대한 단일 정의는 없습니다. 대신,이 용어는 일반적으로 실제 파일 캐비닛에 근접한 방식으로 전자 저장소를 사용하는 것을 말합니다. 매우 기본적인 수준에서 컴퓨팅의 단일 디렉토리R 문서 또는 기타 파일이 포함 된 하드 드라이브는 기술적으로 전자 파일 캐비닛입니다. 파일은 운영 체제의 기능을 통해 별도의 인덱스 및 때로는 검색 할 수 있기 때문입니다. 매우 고급 전자 파일링 시스템은 관계형 데이터베이스 관리 시스템 (RDBMS)을 사용할 수 있으며, 본질적으로 사용자는 특정 방식으로 정보를 검색하거나 리콜 할 수있는 프레임 워크 내에서 각 정보를 분류 할 수 있습니다.

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실제 캐비닛이 제공 할 수없는 전자 파일 캐비닛을 사용할 때 사용할 수있는 옵션이 많이 있습니다. 크기에 따라 전체 파일 캐비닛은 디지털 장치 또는 소형 디스크 (CD)에 복사하여 백업, 전송 또는 쉽게 돌아올 수 있습니다. 또한 여러 사용자가 위치에 관계없이 액세스 할 수 있도록 네트워크를 통해 제공 할 수 있습니다. 전자 파일 내 정보STEM은 추가 보안을 위해 비밀번호 보호 또는 암호화 될 수 있습니다. 경우에 따라 전자 시스템 내의 문서는 특정 키워드를 쉽게 검색하여 물리적 캐비닛보다 일부 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

정보 및 문서를 위해 완전한 관리 시스템을 제공하려는 일부 응용 프로그램을 전자 파일 캐비닛 소프트웨어라고 할 수 있습니다. 여기에는 종종 데이터베이스와 같은 기능 및 네트워크 액세스 또는 보고서 생성 옵션이 포함됩니다. 경우에 따라 전체 문서 세트는 응용 프로그램에 의해 색인을 색인화 할 수 있으므로 그래픽 사용자 인터페이스 (GUI)를 통해 쉽게 용납 될 수 있습니다.

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때때로 전자 파일 캐비닛 사용과 관련하여 일부 문제가 발생할 수 있습니다. 하나는 정보가 온라인 소스에서 검색되면 저자의 허가없이 문서를 저장하는 데 관련된 저작권 문제가있을 수 있다는 것입니다. 특히 개인 정보 보호법이 강한 분야에서 또 다른 문제는 기본 전자가Tronic 파일 캐비닛 시스템은 의무화 된 보안 및 개인 정보의 모든 지점을 제공하지 않을 수 있습니다. 즉,보다 집중적 인 산업 별 전자 레코드 유형의 전자 기록 시스템은 민감한 데이터에 사용해야 할 수도 있습니다.

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