문서 이미징 소프트웨어 란 무엇입니까?

문서 이미징 소프트웨어는 문서 관리에서 종이 문서를 디지털 형식으로 변환하는 데 사용되는 응용 프로그램입니다. 스캐너는 문서 정보를 입력하는 데 사용되며 문서 이미징 소프트웨어는 일반적으로 문서의 이름을 지정하고 저장하며 광학 문자 인식 (OCR)을 사용하여 문서를 검색 및 편집 할 수있게하고 파일을 보관합니다. 문서 이미징 소프트웨어는 MFP (다기능 주변 장치)와 통합되어 스캔 할 때 문서를 처리 할 수 ​​있습니다.

종종 문서 이미징 소프트웨어에는 내장 문서 기능이 포함되어있어 저장된 문서의 편집을 간소화하고 제어 할 수 있습니다. 일부 응용 프로그램에는 한 번에 한 명의 사용자 만 문서를 편집 할 수 있도록 문서를 체크 아웃하는 기능이 있습니다. 이 소프트웨어는 승인 프로세스를 촉진하여 지정된 관리자가 승인 할 때까지 변경 사항이 문서에 적용되지 않도록합니다.

이 소프트웨어는 일반적으로 파일을 저장하고 찾기위한 자체 그래픽 사용자 인터페이스와 함께 제공됩니다. 인터페이스는 끌어서 놓기 기능을 포함 할 수 있으며 때로는 인터넷 검색에 사용되는 것과 유사한 검색 엔진을 통합하여 사용자가 파일을 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다. 소프트웨어에 저장된 문서는 인쇄, 이메일 및 디지털 팩스로 보낼 수 있습니다. 일부 소프트웨어에서는 사용자가 내장 주석 기능을 사용하여 문서에 주석을 달 수 있습니다.

문서 이미징 소프트웨어에는 종종 다른 프로그램과 문서를 통합하는 기능이 포함됩니다. 문서는 PDF (Portable Document Format) 및 Microsoft® Office 호환 형식으로 저장 될 수 있으며 이미지는 jpeg 및 tiff와 ​​같은 형식으로 내보낼 수 있습니다. 데이터를 워드 프로세싱 문서 및 스프레드 시트에 복사하여 붙여 넣을 수도 있습니다.

많은 기업들이 보안 기능을 위해 문서 이미징 소프트웨어를 사용합니다. 사용자 권한 수준에 따라 사용자가 특정 파일에 대한 액세스를 허용하거나 거부 할 수 있으며 편집을 위해 파일을 잠 그거나 편집을 승인해야 문서에 적용 할 수 있습니다. 문서 액세스는 문서의 액세스 및 변경을 제어하여 보안을 제공 할뿐만 아니라 종이 문서와 달리 디지털 파일을 쉽고 정기적으로 백업 할 수 있으므로 비즈니스 보안을 제공합니다. 이를 통해 기업은 화재 나 홍수와 같은 재난이 발생할 경우 문서를 보호 할 수 있습니다.

디지털 이미징 소프트웨어에는 몇 가지 다른 이점도 있습니다. 디지털 파일은 보안을 강화할뿐만 아니라 저장 공간을 절약합니다. 컴퓨터 파일은 특히 대규모 분산 작업 그룹의 경우 종이 문서보다 쉽게 ​​액세스하고 공유 할 수 있습니다. 자동 제출 기능이 포함 된 소프트웨어도 관리 비용을 절약 할 수 있습니다. 대부분의 문서는 전자적으로 사용되므로 문서를 전자 형식으로 정리하여 보관하면 연속성을 제공하고 작업 과정을 통합하며 시간을 절약 할 수 있습니다.