지식 관리 소프트웨어 란 무엇입니까? (사진과 함께)

지식 관리 소프트웨어는 다양한 사용자간에 비즈니스 정보를 전자적으로 수집, 구성, 공유 및 검토하는 데 사용되는 도구 또는 도구 세트입니다. 기업이 비즈니스 정보를 관리하고 검색하는 효과적인 방법으로 어려움을 겪으면서 1990 년대에 지식 관리 개념 (KM)이 개발되었습니다. 지식 수집 및 배포를 용이하게하기 위해 특정 지식 관리 소프트웨어와 함께 엔터프라이즈 컨텐츠 관리 시스템이 개발되었습니다. 현재 특정 유형의 비즈니스를 위해 설계된 수백 가지의 KM 소프트웨어 도구가 있습니다.

고객 서비스, 정보 기술 (IT), 소매, 과학, 공학, 정부 및 교육과 같은 다양한 그룹에는 전문 지식 관리 소프트웨어가 필요할 수 있습니다. 예를 들어 일부 KM 소프트웨어는 고객 및 고객에 대한 정보를 관리하여 영업 및 고객 지원을 향상시킵니다. 다른 유형은 직원의 기술, 재능, 교육 및 비즈니스 교육에 대한 정보를 수집하여 과거에는 알아 채지 못한 전문 지식을 활용할 수 있습니다. 일부 도구는 단계별 지침 또는 매뉴얼을 통해 작업 흐름을 관리하고 교육을 제공하거나 프로세스를 표준화합니다.

지식 관리는 사용 가능한 정보를 수집하는 프로세스로 시작합니다. 종이 문서, 이메일, .pdf 또는 워드 프로세싱 파일, 도면 또는 그래픽, 웹 컨텐츠, 필기 문서, 마이크로 필름 또는 마이크로 피시 및 디지털 파일은 모두 가능한 입력입니다. 주제 전문가의 지식도 기록하여 지식 기반에 추가 할 수 있습니다. 특수 도구는 다양한 정보 입력을 표준 형식으로 변환하고 결과 문서의 품질을 향상시킬 수 있습니다. 결과 지식 세트는 일반적으로 강력한 데이터베이스에 저장됩니다.

정보가 수집되면 다른 지식 관리 소프트웨어 도구를 사용하여 정보를 관리합니다. 문서와 파일을 링크, 색인 및 분류 할 수 있으므로 검색 도구를 통해 쉽게 스캔하고 액세스 할 수 있습니다. 일부 정보는 버전 제어가 필요할 수 있으므로 사용자는 최신 정보 만 사용하고 이전 버전은 보관합니다. KM 도구를 사용하면 여러 사용자가 정보를 작성하고 검토 및 승인 프로세스를 관리하기 위해 협업 할 수 있습니다. 다른 기능으로는 액세스 제어, 아카이브 및 검색 기능, 다양한 출력 유형으로의 변환이 있습니다.

지식 관리 소프트웨어를 사용하면 많은 비즈니스 이점이 있습니다. 기업이 다양한 저장 요구 사항에 따라 많은 양의 종이 또는 기록을 다양한 형식으로 처리하고 저장할 필요성을 줄입니다. 다양한 소스에서 정보를 더 빨리 검색 할 수 있으며보다 쉽게 ​​공유 및 제어 할 수 있습니다. KM 도구를 사용하면 메트릭, 생산성, 되풀이 또는 일반적인 문제 및 작업 흐름 분석과 같은 정보에 대한 정보를 수집 할 수 있습니다. 이러한 이유로 지식 관리 소프트웨어는 계속해서 인기, 복잡성 및 실제 응용 분야에서 증가하고 있습니다.