Hoe kan ik omgaan met anonieme klachten?

Anonieme klachten ontvangen, van klanten of collega's, maakt vaak deel uit van het runnen van een bedrijf. Deze anonieme klachten kunnen betrekking hebben op een aantal problemen, van productontevredenheid of klokkenluiden tot problemen die niet de moeite waard zijn om te behandelen. Anderen worden gemaakt door ontevreden werknemers die proberen geruchten te starten of een andere werknemer onterecht te laten beëindigen. Hoewel sommige klachten ronduit kunnen worden afgewezen, moeten de meeste worden onderzocht om te bepalen of ze legitiem zijn of dat iemand bijbedoelingen heeft. Deze klachten kunnen een bedrijf helpen of zijn infrastructuur beschadigen, afhankelijk van hoe de manager ze afhandelt.

Wanneer een manager anonieme klachten ontvangt, moet hij of zij niet aan boord springen en onmiddellijk alles geloven wat de klacht zegt zonder bewijs. Elke klacht moet met enige scepsis worden behandeld en de mogelijke motieven van de onbekende persoon die de klacht indient, moeten zo veel mogelijk worden bepaald. Het identificeren van de oorzaak van de klacht kan hierbij helpen, omdat sommige mensen de onderneming echt willen helpen, terwijl anderen boos kunnen zijn en een andere werknemer in de problemen willen brengen. Als de klacht echt lijkt of de situatie ernstig is, moet de manager de klacht zeker onderzoeken.

Het onderzoeken van anonieme klachten gebeurt zowel om na te gaan of de klacht een reëel feit of geldigheid heeft als om te bepalen of de situatie ingrijpen vereist. Dit kan door het doel van de klacht te vragen of door feiten of bedrijfsgegevens op te zoeken. Als de klacht reëel is of echt lijkt, moet de manager vervolgens vertrouwelijk met het doelwit praten.

Zelfs als anonieme klachten reëel lijken, zijn sommige feiten mogelijk niet correct. Het doelwit moet de kans krijgen om te zeggen wat hij of zij van de situatie denkt, of om zijn of haar kant te geven van wat de klacht aanpakt. Dit kan aantonen dat iemand anders de fout heeft begaan of dat anderen ook schuldig zijn. Het beëindigen of straffen van een medewerker zonder het hele verhaal te kennen, kan leiden tot rechtszaken wegens onterechte beëindiging of straf.

Als er stappen moeten worden ondernomen, moet de manager het onderzoek en alle ontdekte feiten onmiddellijk indienen. De manager moet ook een memo schrijven met details over wat er met de werknemer is gebeurd, voor het geval het in de rechtbank verschijnt. Als de werknemer boos is over de genomen stappen en een rechtszaak wil aanspannen, kan het bewaren van het bewijsmateriaal helpen voorkomen dat eventuele schadevergoeding wordt toegekend of de rechtszaak buiten de rechtbank worden gegooid.