Hoe kies ik de beste afspraakherinnering?
Het kiezen van de beste afspraakherinnering hangt af van het gebruik en het doel. Bij het vergelijken van verschillende afspraakherinneringssystemen, moet een persoon bepalen of het systeem bedoeld is voor persoonlijk gebruik of wordt gebruikt om andere personen aan hun afspraken te herinneren. Een afspraakherinneringssysteem dat door een spreekkamer wordt gebruikt om patiënten bijvoorbeeld te herinneren aan een aanstaande afspraak, zal sterk verschillen van een herinneringssysteem dat eenvoudig wordt gebruikt om een persoon te helpen zijn of haar eigen schema beter te organiseren.
Bij het kiezen van een afspraakherinneringssysteem, is het belangrijk dat men rekening houdt met alle verschillende methoden die het systeem kan gebruiken om de gebruikers of klanten aan hun afspraken te herinneren. Veel systemen kunnen herinneringen verzenden via e-mail, sms of geautomatiseerde telefoontjes. Voor een persoon die op zoek is naar een eenvoudige herinnering, kan een eenvoudige online agenda de gebruiker een e-mail sturen met informatie over de aanstaande afspraak. Degenen die een afspraakherinnering voor commerciële toepassingen nodig hebben, kunnen systemen implementeren waarmee meerdere herinneringen herhaaldelijk naar klanten kunnen worden verzonden via meerdere bezorgkanalen, zoals herinneringen voor sms-berichten of telefoontjes.
Veel van de afspraakherinneringen voor persoonlijk gebruik worden geleverd met een standaardinterface. Met deze herinneringen kunnen gebruikers niet alleen komende afspraken invoeren, maar ook aankomende verjaardagen, evenementen en vergaderingen, allemaal binnen hetzelfde programma. Met de meer populaire programma's kan de gebruiker ook extra documenten en materialen uploaden die aan een aanstaande afspraak zijn gekoppeld. Deze functie biedt meer gemak, omdat gebruikers alle documenten kunnen uploaden die nodig zijn voor een bepaalde vergadering en deze op elk gewenst moment kunnen openen.
Voor commerciële afspraakherinneringen kunnen gebruikers een lijst van hun bestaande klanten uploaden en wanneer nieuwe afspraken worden gepland, stuurt het systeem automatisch herinneringen aan deze klanten op verschillende manieren. Deze functie is uitermate handig voor bedrijven die regelmatig klanten plannen, zoals dokterspraktijken of kapsalons. Een commercieel afspraakherinneringssysteem van deze omvang biedt zijn gebruikers ook de mogelijkheid om gedetailleerde rapporten te maken met betrekking tot het aantal klanten waarmee contact is opgenomen en het aantal klanten dat hun afspraken heeft bevestigd of geannuleerd. Naast gedetailleerde rapporten, maken commerciële afspraakherinneringen het ook mogelijk om afspraakgegevens met meerdere partijen te delen, wat ervoor zorgt dat iedereen toegang heeft tot de meest actuele informatie.