Hoe kies ik de beste bedrijfsprocesmodelleringssoftware?
Software voor het modelleren van bedrijfsprocessen is duur in aanschaf en vereist training, tijd en moeite om te implementeren. De software moet de organisatie een aantal jaren dienen. Gebruik van de software heeft invloed op het bedrijfsproces van de organisatie. Het is belangrijk dat organisaties hun technische, functionele en ondersteuningsbehoeften zorgvuldig evalueren en het aanbod van verschillende leveranciers van software voor bedrijfsprocesmodellering vergelijken om het aanbod te kiezen dat de beste waarde biedt.
Een organisatie wil misschien eerst een evaluatieteam voor kleine bedrijfsprocessoftware opzetten om de behoeften van de organisatie te bepalen en een aanvraag voor voorstel (RFP) te ontwikkelen. Het team kan bestaan uit management en medewerkers met een scala aan expertise op de gebieden die door de software worden beïnvloed. Een RFP die door dit team wordt geproduceerd, kan naar enkele geselecteerde leveranciers worden verzonden die in staat lijken te voldoen aan de vereisten van de organisatie.
Het evaluatieteam zal rekening houden met de functies en functionaliteit van de software en deze vergelijken met de behoeften van de organisatie. De soorten en formaten van geproduceerde modellen zullen belangrijk zijn. De mogelijkheid om code te genereren uit de modellen voor de ontwikkeling van softwareapplicaties kan in sommige situaties van cruciaal belang zijn. Als procesmodellen worden gebruikt bij softwareontwikkeling, moeten de modellen die door het nieuwe systeem worden gegenereerd, compatibel zijn. Andere functies die kunnen worden geëvalueerd, zijn onder meer rapportage, documentbeheer, formulierbouwers, business rules engines en gebruikersbeheer.
Een bedrijfsprocesserver is een speciaal stuk software dat de mogelijkheid biedt om de procesmodellen te gebruiken bij het ontwerpen van workflows. Technologie en mensen werken samen met de workflows om hun activiteiten te beheren. Als deze functionaliteit nodig is, kan dit de software-evaluatie beïnvloeden.
In sommige gevallen moet de modelleringssoftware voldoen aan bepaalde industriële normen, zoals Business Process Modelling Notation. Informele normen kunnen ertoe bijdragen dat bepaalde softwareproducten voor bedrijfsprocessen goed worden geaccepteerd in bepaalde industrieën. Het evaluatieteam wil misschien software overwegen die met succes in zijn branche is geïmplementeerd.
Softwareondersteuning, zowel tijdens de implementatie als na de installatie, kan een essentiële overweging zijn. Software voor het modelleren van bedrijfsprocessen kan complex zijn om te implementeren en te onderhouden. Het evaluatieteam zal willen bepalen of de ondersteuning van een softwareleverancier voldoende is voor de behoeften van de organisatie.
Sommige organisaties kunnen bepaalde software als zodanig gebruiken, terwijl anderen deze mogelijk moeten aanpassen. Het evaluatieteam moet overwegen of aanpassing nodig is om aan de vereisten van de organisatie te voldoen. Aanpassing draagt vooraf bij aan de kosten, en het kan in de toekomst bijdragen aan de kosten bij het upgraden. Over het algemeen is het minder duur om het aanpassen van software te vermijden.
De kosten van de software zullen een belangrijke overweging zijn. Dit moet niet alleen worden geëvalueerd in termen van de initiële kosten, maar moet ook rekening houden met de levensduurkosten van eigendom. Sommige factoren in de levenslange kosten kunnen zitplaatslicenties, onderhoud, aanpassingen en jaarlijkse licentieverlengingen zijn.
Het kiezen van de beste bedrijfsprocesmodelleringssoftware kan de organisatie helpen het rendement op investering (ROI) te verbeteren. Met bedrijfsprocesmodelleringssoftware kan de organisatie haar huidige bedrijfsproces vastleggen en in kaart brengen. Wanneer een herontwerpinitiatief voor bedrijfsprocessen wordt genomen, kan dit leiden tot optimalisatie van bedrijfsprocessen. Software voor het modelleren van bedrijfsprocessen is een belangrijk onderdeel van het beheer van bedrijfsprocessen, dat ook het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en monitoring van bedrijfsprocessen omvat.