Hoe kies ik het beste bedrijfsvoorstelformaat?
Wanneer u reageert op een Request For Proposal (RFP), moet u goed letten op de indeling van uw bedrijfsvoorstel. Het selecteren van het juiste formaat kan uw kansen om een contract te winnen sterk verbeteren. Als u de verkeerde selecteert, kan zelfs een anderszins ideaal bod mislukken.
Verreweg de belangrijkste regel is om het advies in de RFP op te volgen. U moet ervoor zorgen dat u zich houdt aan specifieke instructies over de indeling van uw voorstel. Dit is deels een hoffelijkheid omdat het ervoor zorgt dat de organisatie alle concurrerende voorstellen in een vergelijkbaar formaat heeft, waardoor het gemakkelijker wordt om ze te vergelijken. Wat nog belangrijker is, is dat als u het vereiste formaat levert, u bereid bent de moeite te nemen om precieze instructies op te volgen. Tenzij u eerder met de organisatie hebt gewerkt of een bijzonder sterke reputatie hebt, is dit een van de meest effectieve manieren om aan te tonen dat u de vereisten voor het uitvoeren van het project zelf kunt volgen als u het contract krijgt.
Eén bedrijfsvoorstelformaat dat vrijwel zeker alle relevante informatie bevat, zijn de vijf W's - of, strikt genomen, vijf W's en een H. Dit formaat beantwoordt zes basisvragen over uw voorstel. Het formaat is afkomstig van een gedicht van Rudyard Kipling dat begint met de zes vragen: “Ik houd zes eerlijke dienende mannen; ze hebben me alles geleerd wat ik wist. Hun namen zijn Wat en waarom en wanneer, en hoe en waar en wie. ”
Er zijn verschillende specifieke aandachtspunten bij het vaststellen van een bedrijfsvoorstelformaat voor een overheidscontract. De belangrijkste is dat u moet voldoen aan alles wat in de RFP wordt vermeld. Dit komt omdat overheidsinstanties meestal strikte regels moeten volgen om het beste voorstel te selecteren om beschuldigingen van onjuiste vooringenomenheid te voorkomen.
Het is ook de moeite waard om op zoek te gaan naar een document met de naam "werkstaat" dat de RFP vergezelt en de criteria voor het selecteren van het winnende voorstel verklaart. Als u een bedrijfsvoorstelindeling selecteert die is afgestemd op deze criteria, kunt u uw kansen op selectie vergroten. Welk formaat u ook kiest, het is vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat u de indieningsdeadline haalt, omdat overheidsinstanties meestal niet hun oordeel kunnen uitoefenen bij het accepteren van late indieningen.
Of u nu een zakelijk voorstel voor een overheidsorganisatie of een particulier bedrijf schrijft, u moet ervoor zorgen dat het verder gaat dan alleen aantonen dat u aan de criteria kunt voldoen. Aangezien andere bieders dit ook kunnen doen, moet u laten zien welke extra waarde uw bod voor de organisatie kan bieden. Dit kan feedback van eerdere projecten omvatten, prijzen die je voor je werk hebt gewonnen en al het andere waaruit blijkt dat je beter bent dan je rivalen in plaats van alleen van dezelfde standaard.