Hoe kies ik de beste documentworkflowsoftware?
Documentworkflow beschrijft het proces dat een document doorloopt in de reguliere activiteiten van een organisatie. De documentworkflow van een productiebedrijf kan bijvoorbeeld beginnen met een door ingenieurs ontworpen model, dat vervolgens wordt doorgegeven aan een professional die op basis van dat ontwerp een stuklijst maakt. Nadat de kosten en leveranciers door een professional zijn bepaald, kan hij of zij dat document doorgeven aan een manager of professional die de bestelling kan bewerken en goedkeuren. Professionals die documentworkflowsoftware gebruiken, zijn bezig met het creëren van een duidelijk en transparant proces dat kan worden geautomatiseerd en dat een organisatie kan helpen efficiënter te worden. Om de beste documentworkflowsoftware te kiezen, kan het nuttig zijn om rekening te houden met de behoeften van uw organisatie, de kwaliteit van de software en om te bepalen welke toegangsmethoden het beste bij u passen.
Sommige basistypen van documentworkflowsoftware geven gebruikers toegang tot sjabloondocumenten en kunnen worden gesynchroniseerd met e-mailsystemen, op deze manier kunnen gebruikers automatisch documenten toevoegen aan e-mailberichten. Met deze basissystemen kunnen workflowbeheerders ook eenvoudige systemen maken met een reeks fasen waar een document doorheen moet. Deze systemen zijn ideaal voor kleinere bedrijven die zich voornamelijk bezighouden met de interne documentworkflow.
Met meer complexe documentworkflowsoftware kunnen gebruikers hun eigen sjablonen maken en rapporten genereren over de efficiëntie van een workflowproces. Met deze systemen kunnen gebruikers ook client-interfaces maken. Deze interfaces zijn toegankelijk voor klanten die bestellingen of toepassingen willen plaatsen. Dit soort software wordt vaak begunstigd door professionals wier workflowsystemen verder reiken dan de interne werking van een organisatie.
Gebruikersvriendelijkheid, nauwkeurigheid van rapportage en de mogelijkheid om zonder storingen te werken zijn factoren die de kwaliteit kunnen beïnvloeden. Enkele tips voor het kiezen van de beste workflowsoftware voor documenten zijn om collega's in een vergelijkbare branche om aanbevelingen te vragen. Veel professionals vinden dat handelspublicaties geweldige bronnen zijn die diepgaande onderzoeken en beoordelingen van verschillende soorten software bieden.
Over het algemeen zijn er twee verschillende toegangsmodi voor documentworkflowsoftware. Aan de ene kant kunnen grotere bedrijven de voorkeur geven aan software die op de computers van een organisatienetwerk kan worden geïnstalleerd. In deze gevallen bezit een organisatie software en is deze verantwoordelijk voor het bijwerken van functies en beveiliging.
Kleinere bedrijven kunnen profiteren van software op aanvraag. Dit is software die gebruikers online kunnen openen. Software op aanvraag vereist normaal gesproken dat een organisatie gebruikskosten betaalt. Een voordeel van deze toegangsmethode is dat gebruikers afhankelijk kunnen zijn van een softwarehost om de beveiliging en functies te upgraden, waardoor ze minder afhankelijk zijn van computertechnici.