Hoe kies ik de beste ERP-provider?
Het kiezen van een Enterprise Resource Planning (ERP) -softwareprovider is een cruciale beslissing die een organisatie jarenlang zal beïnvloeden. Het is belangrijk om een team van mensen met verschillende vaardigheden op te zetten om de zakelijke en technische behoeften van de organisatie te analyseren, verschillende aanbiedingen van ERP-providers te analyseren en aanbevelingen te doen. ERP is een groot bedrijf en heeft grote invloed op een bedrijf.
Er moet een team worden samengesteld om de doelen voor het ERP-systeem te helpen bepalen. Doelen kunnen zijn het verbeteren van de efficiëntie van bedrijfsprocessen, het vergroten van het vermogen van de organisatie om betere serverklanten te realiseren en het verlagen van de kosten van technische infrastructuurondersteuning. Het team moet rekening houden met de branche en de grootte van hun organisatie, omdat sommige ERP-software is gebouwd voor specifieke industrieën en andere zijn ontworpen voor de grootte van een organisatie. Het kiezen van de juiste branchespecifieke of formaatspecifieke provider vereist minder aanpassing van de software.
ERP-oplossingen zijn duur en zouden de organisatie tien jaar of langer moeten meegaan. Het is van cruciaal belang om een aanbieder te vinden die waarschijnlijk zo lang in bedrijf blijft. Financiële stabiliteit is een belangrijke factor bij het kiezen van een ERP-provider.
Een andere factor is de geografische spreiding van het personeelsbestand van de organisatie. Een andere oplossing kan de voorkeur hebben als het personeel verspreid is, in plaats van vanuit één locatie te werken. Zo kan een geografisch verdeeld personeelsbestand het gebruik van een gehoste ERP-oplossing voordeliger maken. Gehoste ERP-software is over het algemeen duurder.
De zakelijke en technische omgevingen van een organisatie zullen factoren zijn bij het kiezen van een ERP-provider en kunnen de kosten van de software bepalen. Het complexiteitsniveau moet overeenkomen met de expertise van de ERP-provider. Organisaties met eenvoudige omgevingen hebben mogelijk niet de functionaliteit of services nodig die organisaties met complexe omgevingen nodig hebben.
Het team moet het aanbod van verschillende ERP-providers beoordelen en beslissen welke provider een oplossing heeft die het beste aansluit bij de behoeften van de organisatie, en bepalen hoeveel maatwerk mogelijk nodig is. In het ideale geval is zeer weinig maatwerk nodig om het ERP-systeem te laten voldoen aan de zakelijke en technische vereisten van de organisatie. Maatwerk is duur en tijdrovend. Aanpassing is niet alleen vereist bij de eerste installatie, maar ook tijdens elke software-update.
Er zijn verschillende ERP-providerinfrastructuurplatforms beschikbaar. Een optie kan het installeren van de ERP-software in het datacenter van de organisatie zijn. In deze situatie is de organisatie verantwoordelijk voor het opschalen van hardware, software en personeel voor het beheer van de ERP-oplossing. ERP-hosting door de provider kan wenselijk zijn voor organisaties die geïnteresseerd zijn in het outsourcen van ERP-softwareonderhoud.
Een organisatie moet ook rekening houden met haar personeel en of ze personeel heeft met de vaardigheden en ervaring om het systeem te implementeren en te onderhouden. Als dit niet het geval is, wil de organisatie misschien samenwerken met een provider die ERP-advies en training kan bieden als dat nodig is. Als de organisatie over deze middelen beschikt, kan deze kijken naar ERP-providers die niet zo sterk zijn op dit gebied.