Hoe kies ik de beste gratis teleconferentie?
Hoewel niet iedereen op de hoogte is van het feit, zijn er audio-teleconferentieservices die gratis worden aangeboden door de provider. Hoewel dit geen strikt gratis teleconferentie is, brengen deze programma's geen kosten in rekening voor lijngebruik en sturen ze geen enkele factuur naar de gastheer van de conferentie of de deelnemers. Met behulp van gratis inbelservices is het mogelijk om op elk gewenst moment een telefonische vergadering te houden, simpelweg door de aanwezigen op de hoogte te stellen. Het kiezen van het beste van deze gratis teleconferentie-opties vereist aandacht voor drie belangrijke elementen.
Allereerst wilt u ervoor zorgen dat de gratis teleconferentieprovider die u selecteert de lijncapaciteit heeft voor het type telefonische vergaderingen dat u voert. Sommige gratis providers beperken het aantal lijnen dat kan worden opgenomen in een bepaalde conferentiesessie, terwijl andere lijnen leveren op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Als u de neiging heeft om uw conferenties buiten piekperioden te houden en niet meer dan acht tot tien deelnemers per oproep hebt, is er zeer weinig kans op een probleem met iedereen die naar de conferentie komt. Mensen die meer lijnen nodig hebben en de service tijdens reguliere kantooruren gebruiken, moeten ervoor zorgen dat u het beleid van de provider op het gebied van lijngebruik kent voordat u een account instelt.
Een tweede essentiële overweging is klantenondersteuning tijdens een conferentie. Veel van de gratis diensten bieden alleen operatorondersteuning voor een extra vergoeding. Er zijn er een paar die beperkte ondersteuning bieden tijdens een oproep, een functie die van tijd tot tijd van pas kan komen. Bepaal welke eventuele kosten in rekening worden gebracht voor assistentie door de operator voordat u zich aanmeldt bij een service.
Beperkingen van de duur van de conferentie zijn een andere belangrijke overweging bij het beoordelen van verschillende gratis teleconferentie-oplossingen. Sommige services beperken conferenties tot maximaal twee uur, terwijl anderen niet toestaan dat een enkele sessie langer dan vier of vijf uur duurt. Als u normaal gesproken meer dan een uur vergadert, is dit geen groot probleem, hoewel weten hoe lang een gesprek kan duren, nuttig kan zijn in noodsituaties.
Misschien wilt u ook kijken naar functies zoals een aanwezigheidslijst na een oproep of opname-opties. De lijst met na-oproepen bevat de telefoonnummers van de deelnemers, de in- en uitstaptijden voor elke lijn en het totale aantal minuten dat is gebruikt voor de conferentie. Wat betreft het opnemen, is er waarschijnlijk een kleine vergoeding voor deze functie, maar er is een goede kans dat slechts een eenmalige vaste vergoeding wordt gemaakt. Luisteren naar opnames van de conferentie zou worden behandeld als lijnen die toegang hebben tot een telefonische vergadering, met als enige kosten eventuele langeafstandskosten die door zijn of haar telefonieaanbieder aan de luisteraar worden gefactureerd.
Gratis teleconferenties zijn een geweldige optie voor kleinere bedrijven of elke entiteit die de uitgaven nauwlettend in de gaten moet houden. De kosten kunnen volledig worden geëlimineerd als deelnemers vaste langetermijnplannen hebben waarmee ze onbeperkt lange afstanden naar overal in het land kunnen maken, of die een op internet gebaseerde telefoondienst gebruiken die geen lange-afstandskosten heeft. Hoewel niet zo veel functies als de kostengebaseerde opties voor telefonische vergaderingen, is gratis teleconferenties zeker het overwegen waard als je niets meer nodig hebt dan een kleine groep mensen een uur of zo bij elkaar te brengen.