Hoe kies ik het beste voorraadbeheersysteem?
Het bepalen van het juiste voorraadbeheersysteem voor uw bedrijf is ingewikkelder dan veel mensen zich realiseren. Dit komt omdat er voorraadsystemen zijn die zijn ontworpen om aan een breed scala aan behoeften te voldoen, van een lokale moeder- en popwinkel tot een multinationaal bedrijf. Gelukkig zijn er een paar basisoverwegingen die kunnen worden gebruikt om de zoektocht naar het ideale voorraadbeheersysteem te verfijnen en uw bedrijf te voorzien van een effectief hulpmiddel dat het nog vele jaren kan gebruiken.
Een van de eerste taken bij het evalueren van een inventarisbeheersysteem is om te bepalen hoe goed de tool voldoet aan alle overheidsnormen die van toepassing zijn op de rapportage van inventariswaarden en de daaropvolgende belastingen. Idealiter wilt u dit type tracking zoveel mogelijk automatiseren. Om deze reden is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de software die wordt gebruikt om het systeem te besturen, up-to-date is, de mogelijkheid heeft om de inventaris automatisch aan te passen wanneer elk type ontvangst of uitbetaling plaatsvindt, en u over het algemeen een overzicht van de totale waarde van de inventaris, inclusief een uitsplitsing tussen belastbare artikelen en niet-belastbare artikelen. Als de natie waarin het bedrijf actief is, verschillende tabellen gebruikt voor verschillende soorten voorraadartikelen, moet u ervoor zorgen dat het systeem intuïtief genoeg is om het verschil op te merken en de waarden correct te berekenen.
Bruikbaarheid is een ander belangrijk aspect bij het kiezen van het juiste voorraadbeheersysteem. Ingewikkelde systemen voor het proces van het ontvangen van een zending houtschroeven of het uitgeven van die schroeven aan verschillende afdelingen doen niets meer dan tijdverspilling en vergroten de kans op fouten. Door het ontvangende en uitbetalingsproces zo schoon mogelijk te houden, terwijl het ook mogelijk is om eerdere transacties eenvoudig te volgen, is het bijhouden van de inventaris veel eenvoudiger en is het minder waarschijnlijk dat inkoopagenten, winkeliers of iemand anders die betrokken is bij het proces voorraadbeheer.
Capaciteit is een ander punt om in gedachten te houden bij het kiezen van het beste voorraadbeheersysteem. De behoeften van een klein bedrijf zijn in het begin vaak minimaal, maar zullen uitgebreider worden naarmate het bedrijf groeit. Een groter bedrijf dat nu rondloopt met een magere inventaris, kan het nodig vinden om die inventaris uit te breiden om te kunnen profiteren van een aankomende kans. Als het voorraadbeheersysteem in staat is om een verhoogd gebruik op te vangen en een breder scala aan goederen te volgen naarmate een bedrijf groeit, wordt de noodzaak om het systeem te vervangen om aan de toenemende eisen te voldoen, geminimaliseerd. Als gevolg hiervan kan het bedrijf meer rendement halen uit de oorspronkelijke investering in het voorraadbeheersysteem en tegelijkertijd de kosten vermijden om om de paar jaar een nieuw systeem te moeten evalueren, kopen en leren.
Er moet ook rekening worden gehouden met de kosten bij het kopen en implementeren van een van de componenten die aan een bepaald voorraadbeheersysteem zijn gekoppeld. Houd rekening met de hoeveelheid tijd en kosten die het systeem in de loop van elk jaar van gebruik zal besparen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de kosten van een duurder systeem te rechtvaardigen dat zich beter kan aanpassen aan veranderende omstandigheden binnen uw bedrijf. Maak er tegelijkertijd een punt om voldoende systemen te vergelijken, zodat u het meeste waar voor uw geld krijgt. Hoewel dit vooraf een investering van tijd betekent, zal het maken van de meest praktische keuze op de lange termijn veel tijd en geld besparen.