Hoe kies ik de beste online payroll-service?
Online payroll-service betekent payroll on-demand - altijd en overal zolang u toegang hebt tot internet. De beste online payroll-dienstverlener moet in staat zijn om payroll- en andere gerelateerde rapporten binnen de kortst mogelijke tijd binnen uw ingestelde schema of beter te verwerken. Payroll en de rapporten moeten foutloos zijn. Het moet ook de kortste tijd hebben om een ommekeer te maken om fouten te corrigeren die niet kunnen worden vermeden. Bovenal moet de online payroll-service gebruiksvriendelijk zijn.
Afgezien van de basisoverwegingen, wordt de keuze van de online payroll-serviceprovider meestal beïnvloed door de behoeften aan payrollbeheer van uw organisatie. Uw organisatie wil misschien alleen dat het salarissysteem zorgt voor basisservices, zoals loonberekening en de verschuldigde belastingen van elke werknemer, afdrukken en controleren van uitbetalingen en het opstellen van managementrapporten. Anders wil uw organisatie ervoor kiezen om aanvullende services te bundelen die betrekking hebben op de loonadministratie, waaronder bronbelastingbetalingen en de afhandeling van human resources-informatiesystemen. Doorgaans moet u uw behoeften aan loonadministratie zorgvuldig beoordelen om de add-ons te vinden die u nodig hebt, naast de basisservice die door elke provider wordt aangeboden. Deze add-onfuncties kunnen u meer kosten, tenzij de provider ze als onderdeel van een standaardpakket aanbiedt.
De beste online payroll-service zou over het algemeen superieure klantenservice moeten hebben. Klantenservicepersoneel moet mogelijk zelfs na reguliere kantooruren beschikbaar zijn om telefonische problemen te beantwoorden. Dit personeel zal doorgaans e-mailvragen snel moeten kunnen beantwoorden zonder dat follow-up nodig is, omdat problemen met de salarisadministratie vaak urgent zijn en onmiddellijke aandacht vereisen. Misschien wilt u de hotline van de provider die u overweegt op verschillende tijdstippen van de dag bellen om de beschikbaarheid en het reactievermogen van de klantenservice te controleren.
Het uitvoeren van een zoektocht naar de beste online payroll-dienstverlener kan een cruciale taak zijn en kan veel van uw tijd kosten. U kunt het selectieproces echter stroomlijnen door te vertrouwen op de ervaring van uw collega's in andere organisaties die zich zowel binnen als buiten de branche waar u werkt bevinden. Er zijn ook websites georganiseerd door HR-medewerkers die blogs hebben over hun ervaringen met de door hen gekozen online payroll-service. Sommige websites vergelijken zelfs toonaangevende aanbieders. Een live demonstratie met behulp van dummy of werkelijke gegevens kan ook worden gedaan om een echt gevoel van de aangeboden payroll-service te krijgen.
Welke provider u ook kiest, meestal moet u ervoor zorgen dat u de kleine lettertjes van het contract leest en de prijsescalatieclausule en andere voorwaarden van de service controleert. Controleer de handelsreferentie om het trackrecord van de provider te valideren. Zorg er ook voor dat de provider voldoende middelen heeft om de vereisten van zijn huidige klanten, inclusief die van u, onmiddellijk te ondersteunen.