Hoe kies ik de sjabloon voor de beste inkooporder?

Om de beste inkoopordersjabloon te kiezen, moet rekening worden gehouden met de informatiebehoeften van alle partijen die de inkooporder zullen gebruiken of ernaar verwijzen. In sommige gevallen kan een bedrijf of een eenmanszaak een basisbestellingssjabloon downloaden die voldoet aan de behoeften van alle partijen die met het document in contact komen. In andere gevallen moet een inkoopordersjabloon mogelijk worden gewijzigd vanuit de basisvorm of helemaal opnieuw worden gemaakt om te voldoen aan de unieke behoeften van het bedrijf dat inkooporders genereert, evenals de partijen die de inkooporder zullen ontvangen of verwerken. Als de inkooporder zeer gedetailleerde informatie vereist over de items die worden gekocht - inclusief items zoals diagrammen of andere soortgelijke ondersteunende informatie - moet de inkoopordersjabloon mogelijk worden gewijzigd om ruimte te maken voor deze informatie.

Er zijn een paar elementaire stukjes informatie die aanwezig moet zijn op elke inkoopordersjabloon. Ten eerste moeten er minstens twee adressen op de inkoopordersjabloon staan: het adres van het kantoor dat inkooporders beheert en het adres van het bedrijf of de organisatie waarnaar de inkooporder wordt verzonden. Als de gekochte artikelen naar een ander adres dan het kantooradres moeten worden verzonden, moet dat adres ook worden genoteerd onder de kop "Verzenden naar". Andere belangrijke informatie die u op een inkooporder moet opnemen, zijn de naam en contactgegevens van de persoon die de inkooporder plaatst, de datum van de inkooporder, gedetailleerde informatie over de gekochte artikelen en het totale bedrag in dollars. Het is ook gebruikelijk dat bedrijven inkoopordernummers gebruiken om hun inkooporders te volgen, dus er moet ook ruimte zijn voor deze informatie.

Het is ook gebruikelijk dat een inkoopordersjabloon een ruimte bevat voor de handtekening van de koper. Sommige sjablonen bevatten ook een sectie voor notities. Ten slotte bevatten sommige sjablonen voor inkooporders ook een plaats voor de voltooiingsdatum van de bestelling. Als de artikelen op de inkooporder op een bepaalde datum, of binnen een bepaalde datumwoede moeten worden afgeleverd, kan hier ruimte voor zijn op een inkoopordersjabloon. Als een bedrijf of organisatie een tijdje inkooporders gebruikt, kunnen ze hun sjabloon aanpassen totdat ze erachter komen wat het beste werkt.