Hoe kies ik het beste totale kwaliteitsmanagementsysteem?
Een totaal kwaliteitsmanagementsysteem vertegenwoordigt vaak een filosofische denkwijze en enkele basisbeheertools. Een bedrijf kan een systeem selecteren op basis van zijn productieprocessen en het aantal werknemers. Het selecteren van het beste totale kwaliteitsbeheersysteem voor een bedrijf omvat het ontmoeten van managementleden, het maken van een plan en het integreren van de geselecteerde tools in het bedrijf. Strategieën om het systeem verder te ontwikkelen omvatten een elementenbenadering, goeroebenadering of organisatorische benadering. Eigenaren en topmanagers nemen deze beslissingen meestal.
Een totaal kwaliteitsmanagementsysteem begint met een ontmoeting tussen het topmanagement. Deze personen moeten de filosofische denkrichting bespreken die nodig is en hoe het bedrijf hierdoor zal veranderen. In sommige gevallen hebben topmanagers wellicht voorlichting nodig over deze praktijk. Het vergaderproces kan enkele maanden duren om alle managementteamleden aan boord te krijgen met het totale kwaliteitsmanagementsysteem.
Zodra het topmanagement de effecten van een totaal kwaliteitsmanagementsysteem volledig begrijpt, moeten ze een plan ontwikkelen. In het plan wordt gedetailleerd beschreven welke afdelingen door het nieuwe systeem zullen veranderen. Op dit moment kunnen managers de beste systeemelementen selecteren en hoe ze de effecten kunnen meten. De meeste totale kwaliteitsbeheerattributen zijn individueel, zodat een bedrijf desgewenst een gepland hybride systeem kan creëren.
Zodra het plan voltooid is, moet een bedrijf de attributen langzaam in zijn activiteiten integreren. Een langzaam integratieproces zorgt ervoor dat het bedrijf alle functies volledig kan implementeren en maximaal voordeel uit het systeem kan halen. Veranderingen in het plan kunnen ook noodzakelijk zijn omdat plannen op papier niet altijd uitkomen. Langzaam gaan voorkomt ook verspilling van kapitaal op een totaal kwaliteitsmanagementsysteem dat niet werkt.
Er bestaan verschillende strategieën voor het selecteren van het beste totale kwaliteitsmanagementsysteem. De elementenbenadering zoekt naar specifieke bedrijfsprocessen of activiteiten die verbetering behoeven. Bedrijven kunnen hier alleen bepaalde totale kwaliteitsmanagementkenmerken toepassen om het bedrijf te verbeteren. Na verloop van tijd kan het bedrijf de elementen wijzigen of upgraden om wijzigingen in de bedrijfsomgeving aan te passen.
Een benadering van het totale kwaliteitsmanagementsysteem van een goeroe volgt de principes die zijn vastgelegd door een toonaangevende consultant. Consultants hebben vaak een specifieke aanpak of nemen totale kwaliteitsmanagementsystemen aan. Omdat de goeroe de neiging heeft om veel ervaring op te doen in dit proces, kan het gebruik van deze benadering meer geschikt zijn dan anderen. Problemen kunnen zich echter voordoen als het systeem van de goeroe zich op slechts één type systeem concentreert en niet flexibel is voor andere.
Een organisatorische benadering van totaal kwaliteitsbeheer maakt gebruik van benchmarks van het bedrijf voor het systeem. Benchmarks omvatten financiële ratio's of andere bedrijfsstatistieken. Met behulp van een trendanalyse voor benchmarks in de loop van de tijd, kan een bedrijf ontdekken welke processen achterblijven bij de prestaties. Kenmerken van totaal kwaliteitsbeheer kunnen werken om bedrijfsactiviteiten te wijzigen en aan te passen indien nodig.