Hoe kies ik het beste transcriptiesysteem?
Een transcriptiesysteem wordt door veel professionals gebruikt om aantekeningen te maken over werk of onderzoek, en het kiezen van het juiste systeem zorgt ervoor dat dictaten gemakkelijk kunnen worden gemaakt en gebruikt. Controller-apparaten worden gebruikt in combinatie met een transcriptiesysteem, maar er zijn veel verschillende controllers, zoals voetpedalen en draagbare recorders. Traditionele dictaten laten alleen audio of tekst toe, maar digitale dictaten kunnen digitale bestandsbijlagen accepteren. De meeste professionals delen dictaten met andere professionals, dus functies voor delen kunnen dit proces helpen stroomlijnen. Het is gebruikelijk om fouten te maken tijdens het dicteren, dus een naadloze editor helpt deze problemen op te lossen.
Om gebruikers in staat te stellen een dictaat te starten en te stoppen, bieden de meeste transcriptiesysteemprogramma's een controller, maar er zijn veel verschillende controllers. De meest voorkomende zijn handapparatuur, voetpedalen en headsets. Gebruikers moeten rekening houden met hun werkomstandigheden en welke controller het veiligst en handigst is om te gebruiken. Handbediende apparaten zijn bijvoorbeeld goed voor gebruikers die aan een bureau zitten, voetpedalen zijn goed voor gebruikers die vaak middelen op hun handen hebben of die hun handen vaak niet vrij hebben, en headsets zijn goed voor gebruikers die zich verplaatsen.
Voor sommige professionals kan het handig zijn om een bestand aan een dictaat toe te voegen. In tegenstelling tot traditioneel dictaat, dat alleen audio of tekst biedt, kunnen gebruikers foto's, tekstdocumenten en andere bestanden delen die het dictaat kunnen helpen verklaren of verduidelijken. Tegelijkertijd kunnen gebruikers die alleen een audiotranscriptiesysteem nodig hebben, wat geld besparen door deze functie niet te krijgen.
Onder veel professionals, waaronder advocaten, artsen en onderzoekers, is het gebruikelijk om dictaten te delen met andere mensen die aan hetzelfde project werken. Als dit een noodzaak is, moeten gebruikers een transcriptiesysteem kiezen dat gemakkelijk delen mogelijk maakt. Veelvoorkomende functies die helpen bij het delen zijn de mogelijkheid om dictaten te e-mailen en om dictaten naar websites te kunnen uploaden.
Hoewel de meeste gebruikers deze proberen te vermijden, treden er vaak fouten op tijdens het dicteren. Om te voorkomen dat deze fouten de kwaliteit van het dictaat verstoren, kan een naadloze bewerkingsfunctie helpen. Hiermee kunnen gebruikers fouten herstellen zonder een merkbaar verschil in de audio te veroorzaken, waardoor het lijkt alsof er geen fouten zijn opgetreden. Er zijn zowel bewerkingsgereedschappen die kunnen worden gebruikt nadat het dictaat is voltooid als directe bewerkingshulpmiddelen waarmee gebruikers het dictaat kunnen terugspoelen en wijzigen. Bewerkingshulpmiddelen zijn meestal standaard, maar sommige transcriptiesysteemprogramma's bieden ze mogelijk alleen met premiumversies van het systeem.