Hoe kies ik de beste videoconferentiefaciliteit?
Videoconferenties zijn een handige manier om via internet met groepen of personen te communiceren. Deze conferentiecentra variëren van grote auditoria tot kleine interne videoconferentieruimtes. Voor videoconferenties zijn meestal geschikte verlichting, tekentafels en audiovisuele apparatuur vereist. Om de beste faciliteit te kiezen, moeten bedrijven rekening houden met de grootte en de formaliteit van de vergadering en of ze de videoconferentiesessie willen opnemen. Het is ook belangrijk om te overwegen of gebruikers van videoconferenties een permanent, intern videoconferentiecentrum willen bouwen voor frequent gebruik of een faciliteit willen huren voor een eenmalige sessie.
Veel nieuwsorganisaties gebruiken nu videoconferenties om wereldwijd interviews te houden. Dit wordt bereikt door een netwerk van videoapparatuur op afstand waarmee mensen snel videocommunicatie in twee richtingen tot stand kunnen brengen. Deze nieuwsorganisaties gebruiken wereldwijde satellieten om bijna realtime conferenties te houden met mensen over de hele wereld.
De meeste grote bedrijven hebben een videoconferentiefaciliteit op het hoofdkantoor. Dit is een formeel gebied dat speciaal is ontworpen voor media-evenementen en bedrijfscommunicatie. De conferentiefaciliteit omvat bidirectionele televisieschermen die interactieve discussies met mensen over de hele wereld mogelijk maken. Videoconferenties kunnen ook via internet worden gedistribueerd in streaming video. Deze vorm van informatie-uitwisseling kan duizenden mensen over de hele wereld bereiken.
Een videoconferentiefaciliteit kan ook worden gehuurd voor korte vergaderingen. Deze faciliteiten bieden audiovisuele apparatuur voor vergaderingen en discussies. Een conferentiefaciliteit kan per uur worden gehuurd, wat een goede optie kan zijn voor kleine bedrijven die snelle toegang tot deze gespecialiseerde apparatuur nodig hebben.
Videoconferentieapparatuur omvat doorgaans microfoons, webcams, hercoderingsapparatuur en speciale lichten. Deze apparatuur kan bij de meeste computerhardwarebedrijven worden gehuurd of gekocht, maar is beter wanneer deze wordt gekocht door professionele conferentiecentra. Een videoconferentie is een interactieve sessie met groepen mensen die zich op veel locaties kunnen bevinden.
Er zijn veel op internet gebaseerde videoconferentietools beschikbaar. Dit zijn speciale softwareprogramma's waarmee mensen een virtuele videoconferentiefaciliteit hebben. Deze internettoepassingen bieden voldoende hulpmiddelen voor interactieve discussies.
Whiteboards zijn een essentieel hulpmiddel voor elke videoconferentiefaciliteit. Nadat de vergadering is voltooid, is er whiteboardinformatie beschikbaar voor afdrukken en distributie voor alle deelnemers. De meeste videoconferentiefaciliteiten omvatten mogelijkheden voor bandopname. Dit kan handig zijn om eerdere conferenties en materiaal te bekijken. Deze opnames worden meestal opgeslagen in digitaal formaat, waardoor ze op internet kunnen worden gedeeld.