Hoe maak ik een salarisnummer aan?
Een loonnummer is een specifiek stuk informatie dat wordt gebruikt in het loonsysteem van een bedrijf. Met het nummer kan een bedrijf werknemers volgen door het nummer te gebruiken in plaats van een naam of een ander ID. Het salarisnummer is meestal een intern stuk informatie dat het bedrijf creëert met behulp van de salarissoftware. Het bedrijf kan zijn eigen combinatie van letters en cijfers maken of de software toestaan om zelf cijfers te maken. Het creëren van een nummer moet cijfers bevatten die het bedrijf mogelijk maken om onderscheid te maken tussen werknemers op basis van alleen het nummer.
Met de meeste payrollservices of -software kan een bedrijf voor elke werknemer een eigen salarisnummer maken. Vanwege deze flexibiliteit moet een bedrijf overwegen een beschrijvend voorvoegsel voor elke werknemersgroep te gebruiken. Een optie is bijvoorbeeld om drie cijfers of letters te gebruiken om de afdeling te definiëren. De letters ACC of cijfers 200 kunnen de boekhoudafdeling vertegenwoordigen; PRO of 300 kan de productieafdeling zijn. Subgroepen kunnen ook in deze categorieën voorkomen als het bedrijf besluit een nummer te gebruiken.
Zodra een bedrijf het voorvoegsel van het loonnummer kiest, vallen de resterende nummers meestal op volgorde. ACC00001 kan bijvoorbeeld het startpunt zijn voor salarisnummers op de boekhoudafdeling. De laatste helft van het nummer kan zoveel cijfers bevatten als nodig is om alle werknemers op de afdeling te dekken. Elk salarisnummer voor alle afdelingen heeft meestal dezelfde combinatie van letters en cijfers. Het is noodzakelijk om dezelfde combinatiegrootte te hebben om verwarring met het loonsysteem te voorkomen.
De personeelsafdeling is vaak verantwoordelijk voor het maken van dit nummer. In sommige gevallen kan de personeelsafdeling goedkeuring nodig hebben van de eigenaar of het uitvoerend management bij het toekennen van nummers. Hierdoor kunnen eigenaren en leidinggevenden inspraak hebben in de informatie die zich op de loonlijst bevindt. Het hogere management kan ook input hebben over het maken van nummers of het gebruik ervan in het bedrijf. Goedkeuring kan ook nodig zijn als het bedrijf een nieuwe afdeling in het loonsysteem opzet.
Een bedrijf dat een payroll-outsourcing-service gebruikt, hoeft mogelijk geen payroll-nummer aan te maken. Het uitbestedende bedrijf doet dit op basis van zijn payroll-systeem. Bedrijven voeren eenvoudig een salarisnummer in dat overeenkomt met het salarisnummer van het uitbestedende bedrijf. De payroll-service zorgt voor het grootste deel van de payroll-taken, waardoor ze de mogelijkheid en vrijheid hebben om payroll-nummers te creëren. Alle correspondentie en informatie met betrekking tot een werknemer vereist doorgaans het gebruik van dit nummer.