Hoe maak ik een eenvoudige workflow?

Een workflow is een reeks activiteiten die zorgvuldig is bedacht om een ​​taak gemakkelijk en efficiënt te maken. Een workflow kan het gehele productieproces omvatten of een reeks zijn die door één persoon wordt gebruikt. Een eenvoudige workflow zal vaak de workflow zijn die een individu gebruikt voor een beperkte taak, of de workflow van een zeer ingepakt project waarbij meerdere mensen betrokken zijn. Hoewel sommige eenvoudige workflows zijn ontworpen om technologie in te zetten, zijn anderen in dienst bij mensen zonder computers of soortgelijke apparaten. Bij het ontwerpen van een eenvoudige workflow zijn er enkele basisoverwegingen om over na te denken.

Een van de belangrijkste beslissingen over een eenvoudige workflow is of parallelle activiteit of lineaire activiteit moet worden gebruikt. Stel bijvoorbeeld dat u een klein bedrijf heeft met vijf werknemers en een mailing om eruit te komen en geen luxe apparatuur. Je zou een lineair proces kunnen hebben waarbij de eerste medewerker de envelop stopt, de tweede medewerker deze verzegelt, de derde het adresetiket aanbrengt, de vierde een stempel aanbrengt en de vijfde de stapel in de juiste postbak plaatst. In dit proces wordt het werk van elke persoon gestroomlijnd omdat hij of zij maar aan één ding hoeft te denken, maar elk poststuk wordt door vijf verschillende mensen behandeld. In een parallel proces zouden alle vijf werknemers tegelijkertijd de volgorde uitvoeren - vullen, verzegelen, etiketteren, stempelen en stapelen, maar elk stuk post zou door slechts één persoon worden behandeld.

Soms kan het nemen van enkele ietwat complexe stappen van tevoren bijdragen aan het creëren van een eenvoudige workflow. Een macro is bijvoorbeeld een computerinstructie die een reeks gebeurtenissen activeert. Door de tijd te nemen om een ​​macro in te stellen, kan een ingewikkelde reeks die moet worden herhaald, aanzienlijk worden vereenvoudigd.

Het gebruik van een lay-outeditor om de toewijzing voor een computerinvoerapparaat te wijzigen - of het nu een muis, toetsenbord, tablet of stylus is - is een andere mogelijkheid om te overwegen bij het maken van een eenvoudige workflow. Je kunt bijvoorbeeld tijdelijk de knoppen op een muis wijzigen om ze toe te wijzen aan snelkoppelingen die nodig zijn om een ​​bepaalde taak uit te voeren, waardoor het niet nodig is om heen en weer te gaan van toetsenbord naar muis naar toetsenbord naar muis. U kunt ook nieuwe sneltoetsen maken waarmee u alle acties van het toetsenbord kunt besturen en de muis voor een bepaalde taak kunt vermijden.