Hoe maak ik de beste zakelijke antwoordapparaatgroet?
De begroeting van het zakelijke antwoordapparaat die u gebruikt, moet vrij kort en bondig zijn, hoewel u het kunt gebruiken om aan te tonen wat uw bedrijf te bieden heeft. Uw algehele toon in het bericht moet professioneel zijn en aan bellers aangeven dat hoewel hun oproep op dat moment is gemist, ze belangrijk zijn en dat u van plan bent zo snel mogelijk contact met hen op te nemen. Hierin moet u echter niet aangeven dat u met iemand praat die belangrijker is dan de beller. De begroeting van uw zakelijke antwoordapparaat moet ook worden aangepast op een manier die u geschikt acht voor uw bedrijf en behoeften.
Een begroeting door een zakelijk antwoordapparaat is een bericht dat is opgenomen op de voicemail of het antwoordapparaat van een bedrijf. Aangezien dit bericht door ten minste enkele van uw klanten zal worden gehoord, moet u ervoor zorgen dat het bericht professioneel blijft. Voor het grootste deel moet u geen bericht maken dat gek of grappig is, maar in plaats daarvan belangrijke en nuttige informatie verstrekken op een manier die professioneel en redelijk snel is. U kunt het bericht echter gebruiken als een snelle gelegenheid om een korte verklaring op te nemen over een bepaalde service die u aanbiedt, zoals "Bedankt voor het bellen naar The House of Pies, de thuisbasis van de wereldberoemde courgette en artisjokentaart."
De informatie die u verstrekt in de begroeting van uw zakelijke antwoordapparaat kan variëren, afhankelijk van uw specifieke behoeften, hoewel sommige basisinformatie veel voorkomt. U dient het bereikte bedrijf aan te geven, inclusief een specifieke naam als u een persoonlijk bedrijfsnummer of toestelnummer hebt. Als het bericht voor algemeen gebruik is, kunt u aangeven dat u niet beschikbaar bent, hoewel een bericht voor gebruik na kantooruren de beller reguliere kantooruren kan bieden. Gebruik echter geen taal die kan worden gebruikt om aan te geven dat u bezig bent met een taak die belangrijker is dan uw beller.
Elke begroeting van een zakelijk antwoordapparaat die u gebruikt, moet ook worden aangepast en persoonlijk zijn voor uw behoeften. Als u een hulpdienst hebt, die een beller met een druk op de knop kan activeren voor een snellere reactie, moet u dit aangeven in het bericht. Het kan ook nuttig zijn om bellers te herinneren aan de informatie die ze in hun bericht moeten opgeven, zoals hun naam, contactgegevens en reden om te bellen. Je moet de beller ook bedanken voor zijn of haar oproep aan het einde van je bericht en aangeven dat je van plan bent de oproep zo snel mogelijk terug te bellen.