Hoe verbeter ik de workflow?

Het verbeteren van de workflow is een belangrijk proces, of het nu voor een individu of een organisatie is. Het is bewezen dat een verbeterde workflow de efficiëntie maximaliseert, verspilling in tijd en middelen minimaliseert en het moreel verbetert. De manier om de workflow te verbeteren kan zo eenvoudig zijn als het verspillen en elimineren van verspilde tijd of zo complex als het onderzoeken en wijzigen van het hele proces en / of het automatiseren van het geheel of een deel ervan. Hoe groot of klein de taak of het proces ook is, het is de moeite waard om de stappen te nemen om de workflow te verbeteren.

De eerste stap om de workflow te verbeteren, is het identificeren en elimineren van verspilling, en de grootste verspilling aller tijden is tijd. De moderne werkplek is gewend geraakt aan en afhankelijk van e-mail, instant messaging en sms. Deze communicatiemiddelen waren bedoeld om tijd te besparen, maar ze kunnen leiden tot een overvloed aan nutteloze informatie en verspilde tijd. U kunt de workflow verbeteren door instant messaging en sms te elimineren of te beperken en door redelijke verwachtingen op e-mail te stellen. Reageren op of reageren op e-mails zodra deze binnenkomen, kan een tijdverspilling zijn. Meerdere keren per dag instellen die is gewijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails zal uw workflow en productiviteit verbeteren.

Deze onderbrekingen zijn slechts enkele van de vele die de workflow kunnen stoppen. Elke taak of proces zal beter en verder gaan met een redelijk tijdsbestek eraan besteed in plaats van proberen het in kleine stappen te doen. Als u zelfs 20 of 30 minuten besteedt aan een enkele taak of proces, kunt u grote stappen maken in het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de workflow. Concentratie op een bepaalde taak voor een relatief korte maar ononderbroken tijdsblok kan een van de beste methoden zijn om u te helpen de workflow te verbeteren.

Voor meer gecompliceerde procedures en grotere organisaties vereist het een meer systematische aanpak om de workflow te verbeteren. Deze processen omvatten het opdelen van de workflow in kleine, eindige stappen en het analyseren van de taken die bij elke stap zijn betrokken. De twee belangrijkste principes die vervolgens aan elke stap kunnen worden toegewezen, zijn verantwoordelijkheid en automatisering. Een enkele persoon of entiteit moet volledig verantwoordelijk zijn voor het bereiken van elke stap, waardoor vingerwijziging en uitstel niet nodig zijn.

Het volgende deel vraagt ​​of een stap kan worden geautomatiseerd. Elk deel van het proces dat volledig geautomatiseerd kan worden, waardoor personeel uit de vergelijking wordt gehaald, is een belangrijke stap in de richting van verbetering van de workflow. Nadat elke stap is geanalyseerd, de verantwoordelijkheid is toegewezen en het werk waar mogelijk is geautomatiseerd, zal het hele workflowproces aanzienlijk worden verbeterd.

De stappen om de workflow te verbeteren betreffen meestal gezond verstand en traditionele managementtechnieken. De uitdaging is om de workflow in beheersbare stappen te splitsen en vervolgens alle betrokken stappen te verbeteren. Op deze manier kunt u verspilling elimineren, tijd en productiviteit maximaliseren en de workflow verbeteren.