Hoe maak ik een bedrijfsprocesdiagram?
Een bedrijfsprocesdiagram geeft bedrijfsprocessen stap voor stap visueel weer met als doel deze te verbeteren en kan door elke organisatie voor elk proces worden gemaakt. Procesdiagrammen variëren in complexiteit en indeling, dus indeling, reikwijdte en het detailniveau moeten worden vastgesteld voordat het maken begint. Nadat parameters zijn ingesteld, kunnen opeenvolgende processtappen grafisch worden gedocumenteerd en vervolgens worden geanalyseerd. Diagrammen kunnen worden gemaakt met behulp van verschillende technieken, met behulp van plaknotities, papier of gespecialiseerde computersoftware. Vaak maken kleine teams van mensen de diagrammen om grondigheid te waarborgen.
Het definiëren van de reikwijdte en grenzen van het bedrijfsprocesdiagram vereist inzicht in inputs, interacties en outputs van het gekozen proces. Zeer complexe processen of processen die zich op verschillende organisatieniveaus voordoen, moeten mogelijk in meerdere diagrammen worden opgesplitst. De eerste afweging van welke processen te diagrammen en hun scopes kunnen ervoor zorgen dat de voordelen opwegen tegen de kosten van het maken.
Ongeacht het detailniveau, een bedrijfsprocesdiagram is slechts zo voordelig als de informatie die erin wordt verwerkt. Het in kaart brengen van teams met leden uit verschillende fasen van het proces kan daarom waardevolle informatie bieden die een enkele maker zou kunnen missen. Ondanks de omvang van het proces of het aantal betrokken werknemers, moeten teams echter klein genoeg blijven om beheersbaar te zijn.
Een bedrijfsprocesdiagram kan op papier, met plaknotities of via computerprogramma's en gespecialiseerde bedrijfsprocessoftware worden gemaakt. Voordelen van het werken met papier of plaknotities zijn de snelheid van creatie, kortere onderwijstijd en het gemak van manipulatie. Geautomatiseerd diagrammen omvat een langer onderwijsproces, maar het verhoogt de levensduur, vergemakkelijkt de overdracht van informatie en kan direct worden aangesloten op bedrijfsprocesbeheersoftware.
Een ander aspect van opmaak omvat het kiezen van een modelleringsnotatie. Business Process Modelling Notation, gecreëerd door het Business Process Management Initiative, is een voorbeeld van een gestandaardiseerd grafisch notatiesysteem voor processchema's. Gestandaardiseerde notatiesystemen kunnen interdepartementale of business-to-business communicatie van het diagram na voltooiing vergemakkelijken. Als voorbeeld gebruikt Business Process Modelling Notation rechthoeken om activiteiten weer te geven, diamanten om beslissingen weer te geven en verschillende pijlen om de volgorde weer te geven. Er zijn echter andere vormen van gestandaardiseerde notatie; notatie kan ook worden geïmproviseerd.
Nadat het bereik, het formaat en het mappingteam zijn geselecteerd, kunnen procesfasen grafisch worden weergegeven om het diagram te voltooien. Brainstormen over de verschillende procesfasen met het mappingteam is een manier om de documentatie te voltooien. Als u zich in dit stadium aan de gekozen notatienormen houdt, kan dit ook helpen om de creatie te stroomlijnen. Het vereiste detailniveau voor de proceskaart bepaalt bij elke stap de vereiste informatie, waaronder vertragingen, indrukken van klanten en externe invloeden.
Meerdere concepten en beoordelingen van het processchema kunnen ervoor zorgen dat alle stappen zijn gedocumenteerd. Een manier om dit te bereiken is door het proces in realtime met het mappingteam te doorlopen. Als het proces dit onmogelijk maakt, kan evaluatie worden bereikt door kopieën van het bedrijfsprocesdiagram onder teamleden of werknemers te verspreiden. Het voltooien van het bedrijfsprocesdiagram biedt gebruikers een visualisatie van het bedrijfsproces van begin tot eind, wat kan helpen bij het beheer en de optimalisatie van bedrijfsprocessen.