Hoe controleer ik de internetactiviteit van werknemers?
Veel bedrijven vertrouwen tegenwoordig sterk op het gebruik van internetbronnen als onderdeel van hun bedrijfsactiviteiten. Medewerkers van de klantenservice gebruiken internet om bestaande klanten te onderzoeken en soms om online tools zoals webconferenties te gebruiken om klanten training of informatie te bieden. Verkopers maken gebruik van internet om leads te vinden en te kwalificeren en demonstraties van verschillende soorten services uit te voeren. Met zoveel taken die toegang tot internet vereisen, willen werkgevers er terecht voor zorgen dat werknemers internet voor hun werk gebruiken en niet voor andere doeleinden. De beste manier om dit te bereiken, is door monitoring-software te gebruiken om de internetactiviteit van medewerkers te monitoren die op elk werkstation in het bedrijfsnetwerk wordt gegenereerd.
Er zijn tegenwoordig een aantal softwareproducten op de markt waarmee werkgevers de internetactiviteit van werknemers kunnen volgen. Een van de meest eenvoudige benaderingen is het gebruik van software die de toetsaanslagen vastlegt die worden ingevoerd om online zoekopdrachten uit te voeren of tekst in te voeren in velden op een websitesjabloon. Een van de voordelen van het vastleggen van de toetsaanslagen is dat het mogelijk is om te reconstrueren hoe een werknemer toevallig op een bepaalde pagina op een bepaalde website terechtkwam. Als bijvoorbeeld de toetsaanslaganalyse aantoont dat de werknemer een zoekopdracht heeft ingevoerd in een browser die een onschuldige reeks woorden leek te bevatten, maar vervolgens op een site voor volwassenen terechtkomt met een naam die deze woorden bevat, is het ten minste een mogelijkheid dat het bezoek aan de niet-zakelijke site een ongeluk was. Als de werknemer daarentegen toetsaanslagen invoert die de exacte URL voor een niet-werkgerelateerde site bevatten, kan worden vastgesteld dat de handeling opzettelijk was.
Software die de tijdsduur registreert die op een site wordt doorgebracht, kan ook belangrijk zijn wanneer de werkgever de internetactiviteit van werknemers wil volgen. Dit kan een werkgever helpen een beter idee te krijgen als de werknemer persoonlijke e-mailaccounts controleert tijdens pauzes of tijdens de lunch, of als hij of zij een buitensporige hoeveelheid werktijd besteedt aan persoonlijke zaken. Hoewel de meeste werkgevers enige tolerantie hebben voor het gebruik van bedrijfsinternetbronnen voor snelle controles een of twee keer per dag, kan veel tijd besteed aan niet-werkgerelateerde internetzoekopdrachten en gebruik een reden zijn voor disciplinaire maatregelen.
Er zijn zelfs enkele softwarepakketten ontworpen om de internetactiviteit van werknemers te volgen en afbeeldingen vast te leggen van de pagina's die de werknemer aan het bekijken was. Dit kan vooral nuttig zijn, omdat het gemakkelijker is om te bepalen of de werknemer de site heeft bezocht om opmerkingen te lezen over een klantproduct of een nieuwsitem dat betrekking heeft op een onderzoeksproject. Dit soort weergavemogelijkheden zal ook duidelijk maken of de surfactiviteit om persoonlijke redenen in plaats van professioneel was.