Hoe stel ik een videoconferentieruimte in?
Het belangrijkste gebruik van een videoconferentieruimte is voor mensen om met elkaar te communiceren via het gebruik van video- en audio-uitzendingen. Een videoconferentiegesprek verschilt van een videofoongesprek omdat het een groep mensen betreft, niet twee afzonderlijke personen. Aangezien er een aantal mensen betrokken zijn, zal een videoconferentieruimte vaak moeten worden gebruikt door de mensen die deelnemen aan de telecommunicatie. Deze ruimte moet op de juiste manier worden ontworpen en ingericht, omdat dit ervoor zorgt dat iedereen tijdens de vergadering kan worden gezien en gehoord. Er zijn veel verschillende manieren om een videoconferentieruimte op te zetten en het aantal mensen en het doel van de vergadering bepalen meestal welk type regeling het meest geschikt is.
Wanneer er voldoende ruimte is voor een videoconferentie en er meestal minder dan 15 mensen aanwezig zijn, kan een U-vormige videoconferentieruimte worden ingesteld. Dit type opstelling omvat meestal drie tabellen, allemaal met elkaar verbonden, in de vorm van een U. De persoon (personen) met wie de groep telecommuniceert, is meestal zichtbaar op een tv of computerscherm in het open gedeelte van de U. De deelnemers aan de vergadering zitten aan de buitenkant van de tafels, zodat ze gemakkelijk kunnen kijken, communiceren en notities kunnen maken.
Voor videoconferenties waarbij 16 of meer mensen betrokken zijn, is het het meest voordelig om de vergadering in een auditorium op te zetten. Hoewel dit soort instellingen niet veel interactie tussen alle aanwezigen toestaat, kan een publieksmicrofoon worden gebruikt om vragen te stellen. Met deze opstelling kunnen alle aanwezigen ook gemakkelijk het videoscherm bekijken, dat meestal aan de voorzijde van de zaal van het auditorium wordt opgesteld.
Het maakt niet uit in wat voor soort ontwerp een videoconferentieruimte is opgezet, het is belangrijk dat de kamer geen glanzende oppervlakken heeft, en nog belangrijker, geen glas. Als de kamer wel ramen heeft, moeten donkere jaloezieën deze bedekken. Glanzende oppervlakken, glas en ramen hebben de neiging niet alleen licht te reflecteren, maar ook geluid, waardoor het moeilijk is voor de persoon aan de andere kant om te zien en te horen.
Er zijn verschillende andere tips die kunnen helpen bij het opzetten van een videovergaderruimte. Eén microfoon is voldoende voor elke drie personen die een videoconferentie bijwonen. Telkens wanneer een presentatie door één persoon plaatsvindt, moet een reversmicrofoon worden gebruikt. De kleur rood mag niet worden gevonden in een decor of op personen in videoconferentieruimten, omdat dit flikkeringen op de video kan veroorzaken. De meeste videoconferentieruimtes vereisen een tot drie camera's, waarbij alle camera's, videoschermen en monitors uit de buurt van fel licht zijn geplaatst.