Hoe neem ik vergadernotulen?

Vergadernotulen zijn een schriftelijke vastlegging van de belangrijkste behandelde onderwerpen en beslissingen die tijdens een vergadering zijn genomen. Tijdens een formele vergadering van de Raad van Bestuur is de secretaris van de Raad meestal verantwoordelijk voor het vastleggen van de notulen van de vergadering, die dan als belangrijke juridische documenten worden beschouwd. Veel vergaderingen beginnen met een evaluatie van de notulen van de laatste vergadering, die hoog op de agenda van de vergadering staat. Als de aanwezigen het erover eens zijn dat die notulen nauwkeurig weergeven wat er tijdens de laatste vergadering is gebeurd, worden ze tijdens de huidige vergadering officieel goedgekeurd.

Een persoon die verantwoordelijk is voor het opnemen van notulen van de vergadering zal vaak opvallende punten noteren wanneer deze tijdens de vergadering optreden, zoals welke belangrijke onderwerpen werden besproken, welke belangrijke verklaringen en vragen werden gesteld door wie, en welke actie-items of taken uit de vergadering kwamen en aan wie ze waren toegewezen. Deze aantekeningen, in steno geschreven, worden vervolgens in een formeel document getypt, soms door een andere persoon dan de notetaker, en het document wordt bewaard als een verslag van de voortgang van de vergadering. De persoon die is aangewezen om notulen te maken, neemt de vergadering soms ook op een bandrecorder op in plaats van of met de hand om notities te maken. De band kan vervolgens worden aangesloten op een dictafoon om de opname te transcriberen in een formeel document voor vergadernotulen.

Een formeel document voor vergadernotulen begint meestal met de naam van het bedrijf of de organisatie; de locatie, tijd en datum van de vergadering; en een lijst met aanwezigen voor de vergadering (deelnemers). Vervolgens moeten de notulen in paragraaf- of opsommingvorm vermelden welke onderwerpen tijdens de vergadering aan de orde zijn gekomen, geschreven in de volgorde waarin ze zijn besproken. Wanneer een belangrijk punt door een persoon wordt gemaakt, moet de naam van die spreker worden toegeschreven aan het punt zoals het wordt vastgelegd in de notulen. Het parafraseren van het punt van de spreker is over het algemeen acceptabel in de notulen van vergaderingen in plaats van letterlijke citaten.

Aangezien niet alles wat tijdens een vergadering is gezegd in de vergadernotulen kan of moet worden opgenomen, is een goede vuistregel ervoor te zorgen dat alle officiële beslissingen en door de organisatie genomen besluiten de hoogste prioriteit behouden. Alle financiële rapporten of verklaringen die tijdens de vergadering werden gepresenteerd, of juridische aangelegenheden die werden besproken, moeten ook in de notulen van de vergadering worden opgenomen.