Hoe schrijf ik een voorstelbrief?

In veel opzichten is het schrijven van een voorstelbrief net als elk ander type zakelijk schrijven. Duidelijk, beknopt, nauwkeurig schrijven is belangrijk voor elk bedrijfsdocument. Voor zakelijke voorstellen zijn echter specifieke componenten nodig, zoals de begeleidende brief. De voorstelbrief dient, net als een sollicitatiebrief voor een CV, als een beleefde inleiding tot een bepaald voorstel. Het gebruik van actieve stem, het volgen van geaccepteerde zakelijke schrijfetiquette en het tonen van waardering voor de beperkte tijd van de lezer zijn van cruciaal belang voor een succesvol antwoord.

Wanneer grote organisaties aanvragen voor meerdere projecten plaatsen, dient de begeleidende brief vaak om de lezer te informeren op welk verzoek om een ​​voorstel (RFP) het document reageert. Als er geen bestaande verstandhouding tussen professionals of bedrijven bestaat, fungeert een voorstelbrief als een inleiding en als een kans om een ​​goede eerste indruk te maken. Als er al een relatie bestaat, kan de begeleidende brief dienen als een gelegenheid om complimentjes te geven, waardering te tonen of voortdurende goede wil tussen beide partijen uit te breiden.

Of er nu een relatie tussen de partijen bestaat of niet, elke voorstelbrief moet de juiste zakelijke schrijfetiquette volgen. Het document moet bijvoorbeeld worden opgemaakt met de juiste koppen, nette marges en standaard lettertype of lettertype. Verwacht wordt dat de brief aan het juiste contact wordt gericht en dat een professionele groet wordt gebruikt die aanvaardbaar is voor de cultuur van de klant. Onjuiste contactgegevens of een te informele begroeting kunnen het verschil maken of een voorstelbrief wordt gelezen of weggegooid.

Naast de juiste etiquette is de toon van een voorstelbrief ook belangrijk. Formele, maar toch gepersonaliseerde benaderingen werken meestal het beste in westerse culturen, waarbij sommige zakelijke relaties een informele toon toelaten. Oosterse culturen geven doorgaans, hoewel niet altijd, de voorkeur aan een formele, professionele aanpak. Bij twijfel over de juiste toon is een formele en professionele aanpak het beste.

Hoewel geen voorstelbrief acceptatie garandeert, verbetert het gebruik van actieve stem en beknopt schrijven de kansen. Gebruik geen twee of drie woorden, als één voldoende is. Korte, eenvoudige zinnen zijn beter dan lange, complexe alinea's. Actieve stem portretteert duidelijkheid en zelfvertrouwen, dus vermijd werkwoorden in je schrijven. Vermijd uitdrukkingen zoals "als u dat wilt" of "u misschien de voorkeur geeft". Kies in plaats daarvan voor krachtige actiewerkwoorden en directe oproepen tot actie.

Specifieke inhoud voor een voorstelbrief varieert per project en zakelijke relatie. Een veel voorkomende fout die professionals maken bij het schrijven van de begeleidende brief, is het hashashen of samenvatten van informatie in de begeleidende documenten. Houd er rekening mee dat de meeste zakelijke professionals beperkt in tijd zijn. Respecteer de tijd van uw lezer en herformuleer niet gewoon de inhoud van uw voorstel. Schrijf in plaats daarvan uw brief met een persoonlijke inleiding in gedachten: wat u zou zeggen of hoe u zich persoonlijk zou presenteren voordat u een voorsteldocument overhandigt?