Hoe schrijf ik een voorstelbrief?

In veel aspecten is het schrijven van een voorstelbrief net als elk ander soort bedrijfsschrijven. Duidelijk, beknopt, nauwkeurig schrijven is belangrijk voor elk bedrijfsdocument. Bedrijfsvoorstellen vereisen echter specifieke componenten, zoals de sollicitatiebrief van het voorstel. De voorstelbrief, net als een cv -sollicitatiebrief, dient als een beleefde inleiding tot een bepaald voorstel. Het gebruik van actieve stem, het volgen van geaccepteerde bedrijfsschrijvende etiquette en het tonen van waardering voor de beperkte tijd van de lezer zijn van het grootste belang voor een succesvolle reactie.

Vaak, wanneer grote organisaties verzoeken om meerdere projecten posten, dient het voorstel sollicitatiebrief om de lezer te informeren op welk verzoek om voorstel (RFP) het document reageert. Als er geen bestaande rapport is tussen professionals of bedrijven, fungeert een voorstelbrief als zowel een inleiding als een kans om een ​​goede eerste indruk te maken. Wanneer een relatie al bestaat, kan de sollicitatiebrief als een kans om te complimenteren, waarderenop, of verleng de voortdurende goede wil tussen beide partijen.

Of er een relatie bestaat tussen de partijen of niet, elke voorstelbrief moet de juiste etiquette voor bedrijfsschrijven volgen. Het document moet bijvoorbeeld worden opgemaakt met de juiste koppen, nette marges en standaard lettertype of lettertype. De brief aan het juiste contactpan en het gebruik van een professionele groet die acceptabel is voor de cultuur van de klanten wordt verwacht. Onjuiste contactgegevens of een te informeel groet kan het verschil maken in de vraag of een voorstelbrief wordt gelezen of weggegooid.

Afgezien van de juiste etiquette, is de toon van een voorstelbrief ook belangrijk. Formele, maar gepersonaliseerde benaderingen werken meestal het beste in westerse culturen, met sommige zakelijke relaties die een informele toon mogelijk maken. Oosterse culturen geven doorgaans, hoewel niet altijd, de voorkeur aan een formele, professionele aanpak. Mocht er twijfel zijn, RegarDing de juiste toon, een formele en professionele aanpak is het beste.

Hoewel geen voorstelbrief acceptatie garandeert, verbetert het gebruik van actieve stem en beknopt schrijven de kansen. Gebruik geen twee of drie woorden, wanneer men volstaat. Korte, eenvoudige zinnen zijn beter dan lange, complexe paragrafen. Actieve stem portretteert duidelijkheid en vertrouwen, dus vermijd "om" werkwoorden te zijn in uw schrijven. Vermijd zinnen als "als je wilt" of "je kunt de voorkeur geven." Kies in plaats daarvan voor sterke actiewerkwoorden en directe oproepen tot actie.

Specifieke inhoud voor een voorstelbrief zal variëren voor elk project en zakelijke relatie. Een veel voorkomende foutprofessionals maken bij het schrijven van de cover -voorstelbrief is om informatie in de bijbehorende documenten opnieuw te doen of samen te vatten. Houd er rekening mee dat de meeste zakelijke professionals op tijd beperkt zijn. Respecteer de tijd van uw lezer en herhaalde niet alleen de inhoud van uw voorstel. Schrijf in plaats daarvan uw brief met een face-to-face inleiding in gedachten: wat yoU zou zeggen of hoe u uzelf persoonlijk zou presenteren voordat u een voorsteldocument overhandigt?