Hoe schrijf ik een vertrekbrief?

Het schrijven van een goede ontslagbrief vereist dat u uw verplichtingen aan uzelf of uw bedrijf, aan uw werknemer en aan arbeidswetten onthoudt. Herziening van uw bedrijfsbeleid ten aanzien van niet-concurrentieovereenkomsten, niet-openbaarmaking, ontslagvergoedingen en eventuele vakbondscontracten die binnenkomen is een belangrijke stap voordat u gaat zitten om een ​​ontslagbrief te schrijven. Vermijd elke mogelijk discriminerende taal die verwijst naar leeftijd, geslacht, ras en seksuele geaardheid. De aard van de functie van de werknemer en de redenen voor de ontslag hebben invloed op de toon en de taal van uw ontslagbrief; een brief die een seizoensgebonden werknemer vrijgeeft, is bijvoorbeeld minder complex dan een ontslagbrief aan een vaste werknemer voor de lange termijn. Uw brief dient alle specifieke gegevens met betrekking tot de scheiding te bevatten, zoals de ingangsdatum van de beëindiging, redenen voor scheiding en alle details met betrekking tot verzekering en ontslagvergoeding.

Verantwoordelijkheden voor uzelf en uw bedrijf omvatten het beschermen van uw bedrijf tegen gerechtelijke stappen wegens onrechtmatige beëindiging en tegelijkertijd het behoud van een positief moreel van de medewerkers. Uw aanstaande ex-werknemer heeft waarschijnlijk vrienden onder uw resterende personeel. Ervan uitgaande dat de ontslag goedaardig is - zoals ontslagen van werknemers om economische redenen - kan de inspanning om de ex-werknemer gerust te stellen en een positieve referentiebrief aan te bieden, animositeit onschadelijk maken die kan reflecteren op het moreel van uw personeel. Wees zo vriendelijk als je kunt, terwijl je heel duidelijk bent over details.

Voor vaste werknemers moeten kwesties als ontslagvergoeding, vakantietijd, ziekteverzuim, aandelenopties en verzekeringsdekking worden aangepakt. Als een goed zakelijk beleid, wilt u misschien juridisch advies inwinnen voordat u de ontslagbrief schrijft. In termen van ontslagvergoeding, ziekteverlof en vakantietijd, kunt u specifiek zijn zonder werkelijke bedragen in dollars te gebruiken.

Twee weken vakantiegeld, negen dagen ziekteverzuim of zes maanden ontslagvergoeding zijn voldoende gedetailleerde aanwijzingen voor een vergoeding voor uw ontslagbrief. Verwijzingen naar actie met betrekking tot aandelenopties en pensioenplannen moeten worden geleid door uw accountant en juridisch adviseur. U zou de brief kunnen beschouwen als een vertrekovereenkomst. U doet een aanbod van scheidingsvoorwaarden en, door de ontslagovereenkomst te ondertekenen, stemt de werknemer op het punt in dienst te gaan met uw voorwaarden. In het geval dat de werknemer een vakbondslid is, moet het algemene vakbondscontract richtlijnen bevatten die moeten worden gevolgd in geval van ontslag of beëindiging.

Neem in uw vertrekbrief geen taal op die verwijst naar geslacht, leeftijd, ras, seksuele geaardheid of enig ander probleem dat als discriminerend kan worden beschouwd. De National Labor Relations Board (NLRB) heeft richtlijnen voor ontslagvergoeding online beschikbaar. Wees niet verlegen om juridisch advies in te winnen. Wees duidelijk, beknopt, gedetailleerd en zo vriendelijk als de omstandigheden rechtvaardigen, en uw brief moet uw doel van een harmonieuze scheiding bereiken.