Hoe schrijf ik een afwijzingsbrief voor een dienstverband?
Net als bij andere zakelijke correspondentie moet een ontslagbrief op een professionele toon worden geschreven. Het eerste wat u moet doen, is de aanvrager bedanken voor zijn of haar tijd en aandacht tijdens het interviewproces. Afwijzing is meestal moeilijk voor mensen om mee te kampen, dus wees zo vriendelijk als je kunt en vermijd kritiek. Over het algemeen heeft het geen zin om te wijzen op gebreken of tekortkomingen van de aanvrager. Wees echter eerlijk en geef geen valse hoop op een toekomstige positie binnen het bedrijf, tenzij u denkt dat een dergelijke mogelijkheid op een later tijdstip bestaat.
U moet een ontslagbrief sturen zodra u weet dat de aanvrager geen kandidaat meer is. Het uitstellen van het onvermijdelijke zal alleen maar aanleiding geven tot follow-up telefoontjes van de persoon, die mogelijk angstig is om de status van zijn of haar lot binnen uw organisatie te kennen. Te lang wachten om de melding te verzenden kan leiden tot frustratie en vervolgens kunnen negatieve emoties opkomen of intensiveren.
Het personaliseren van de inhoud van een sollicitatiebrief leidt meestal tot respect van de aanvrager voor de aandacht en de tijd die u neemt om hem of haar bij naam aan te spreken. Stuur geen standaardbrieven. Het opnemen van een compliment, of je nu het enthousiasme, de geweldige houding of andere eigenschap van de persoon noemt die je bewondert, kan helpen een deel van de angel weg te nemen als je een baan wordt geweigerd.
Het is belangrijk om te onthouden dat u geen negatieve opmerkingen of kritiek opneemt, omdat dit negatieve gevoelens over u en uw bedrijf kan veroorzaken. Wens de aanvrager in plaats daarvan geluk met zijn of haar toekomstige inspanningen. Als u een reden wilt opgeven achter uw beslissing om geen persoon aan te nemen, is het een goed idee om te generaliseren, terwijl u de toon positief houdt. Maak je brief af met een professionele afsluiting en onderteken hem onderaan. De inhoud van uw correspondentie moet met een typetype worden geschreven, maar de handtekening moet door u met de hand worden geschreven - en niet een handtekeningstempel of andere gedrukte tekst.
Het verzenden van correspondentie via traditionele post is vaak de beste manier om een afwijzingsbrief voor een dienstverband te bezorgen. Als u ervoor kiest om in plaats daarvan een e-mail te verzenden, heeft u meer kans op een reactie of een verzoek om heroverweging. Vanwege de onmiddellijke aard van e-mail en het gemak van antwoorden, heeft u ook meer kans om de sluiting van de aanvrager uit te stellen. Soms kan het verzenden van e-mails leiden tot voortdurende of ongemakkelijke communicatie tussen een wervingsmanager en een afgewezen sollicitant.