Wat zijn statuten?
Elke organisatie heeft statuten, of ze het zich realiseren of niet. Het zijn gewoon de interne basisregels voor een bedrijf of een organisatie zonder winstoogmerk die bepalen welke taken moeten worden uitgevoerd, welke posities nodig zijn om de benodigde functies uit te voeren en hoe de bestaande processen moeten worden uitgevoerd.
Vaak gaan statuten over operationele kwesties zoals het bijeenroepen van algemene vergaderingen en het proces voor het benoemen en selecteren van bestuurders en managers binnen de organisatiestructuur. Deze regels hebben ook betrekking op hoe het bedrijf aandelen gaat uitgeven, dividenden uitkeert aan beleggers en hoe en wanneer audits op de financiële administratie zullen worden uitgevoerd.
Een van de sterke punten van de statuten is dat de nadruk meer op de inhoud ligt dan op de vorm. Ze kunnen organigrammen, escalatieprocedures omvatten om het aanwervingsproces voor leidinggevenden op het hoogste niveau af te handelen, procesgrafieken die het ordelijke proces van het leveren van goederen en diensten weergeven, en een eenvoudig stroomschema voor basisboekhoudprocedures zoals schulden en vorderingen. Normaal gesproken is er veel flexibiliteit in de manier waarop de informatie in deze regels kan worden gestructureerd. Het is echter belangrijk om te onthouden dat om het bedrijf te laten registreren om zaken te doen in een of meer landen, er formele statuten moeten zijn en deze moeten ten minste de minimale kwesties aanpakken die door de geldende wetgeving van het land worden vereist .
Een van de gemakkelijkste manieren om statuten voor te bereiden, is om eenvoudig te denken in termen van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, en te definiëren wat er moet gebeuren en welke posities verantwoordelijk zijn voor het voortzetten van het proces. Door deze informatie als basis te gebruiken, is het dan gemakkelijk om na te denken over welk proces er moet zijn om de juiste communicatie te bieden aan investeerders van het bedrijf en hoe te handelen bij het vervangen van topmanagers en managers in het geval dat er een verandering is verplicht. Wat normaal gesproken tevoorschijn komt, is een document dat enigszins gedetailleerd is, maar ook een heel logische presentatie van het zakelijke doel van het bedrijf.
Not-for-profit organisaties kunnen ook profiteren van het opstellen van statuten. Veel landen over de hele wereld vereisen dat organisaties zonder winstoogmerk deze artikelen verstrekken voordat ze zich registreren voor gebruik in het land. Dit geldt zelfs in het geval van niet voor winst zoals religieuze organisaties. In de praktijk is het opstellen van dergelijke richtlijnen gewoon zinvol, omdat de documenten helpen om de efficiënte werking van de non-profitorganisaties te waarborgen, waardoor het voor de organisatie gemakkelijker wordt om meer te bereiken met de beschikbare middelen.