Wat zijn biedingsdocumenten?
Bieden op een contract van welke aard dan ook kan een zeer competitief proces zijn. Of de inzendingen door een relevante dienstverlener worden geaccepteerd of alleen op uitnodiging kunnen worden gepresenteerd, de informatie die in biedingsdocumenten wordt gevraagd, moet volledig zijn. Het is gebaseerd op de materialen die een bedrijf of andere organisatie zal gebruiken om een beslissing te nemen voor een bepaald contract. De biedingsdocumenten zijn misschien niet de enige factor voor een beslissing, aangezien topbieders vaak worden uitgenodigd voor live-interviews om de selectie te stroomlijnen, maar zonder deze inzendingen kunnen er nooit nieuwe zakelijke relaties worden gevormd.
In het geval dat een organisatie al weet welke dienstverleners moeten worden overwogen voor een contract, kan het een uitnodiging om te bieden (ITB) aan de relevante partijen verspreiden. Zelfs met die formele blijk van belangstelling, moet de bieder een aantal procedures volgen, anders loopt hij de kans zijn aandacht te verliezen. Een shortlist met kandidaten kan vroeg worden geselecteerd op basis van eerdere zakelijke relaties of zeer specifieke criteria die vanaf het begin van het biedproces worden vastgesteld. Die groep kan verder worden verkleind voordat een definitieve selectie wordt gemaakt op basis van de aangeboden biedingsdocumenten.
Biedocumenten moeten worden ingediend in het formaat dat de inlenende onderneming verkiest. Deze vereiste kan zijn om materialen elektronisch, via traditionele post of beide te verzenden. Als een externe consultant bij het zoekproces betrokken is, moeten biedingsdocumenten mogelijk ook naar deze persoon worden verzonden. Het is mogelijk dat het inlenende bedrijf een soort aanvraagsjabloon verstrekt of origineel materiaal accepteert dat door de kandidaten is ingediend.
Een inlenend bedrijf of zijn adviseur moet de informatie schetsen die nodig is in biedingsdocumenten. Dit overzicht kan worden aangeboden in een ITB of een aanvraag voor een voorstel (RFP), dat meer een open uitnodiging is om aanbiedingen te ontvangen. Ook moet de deadline voor het indienen worden verduidelijkt, die niet alleen een datum, maar ook een specifiek tijdstip kan bevatten waarop biedingsdocumenten moeten zijn ontvangen. Vragen over een ITB of RFP kunnen op dezelfde manier deadlines hebben en antwoorden op die vragen kunnen voor alle kandidaten worden gepubliceerd.
De details die zijn opgenomen in biedmateriaal zijn gebaseerd op het type service dat wordt aangevraagd. In de financiële sector zal een beleggingsbeheerder die op een contract biedt waarschijnlijk de hoeveelheid geld moeten verstrekken waarop de onderneming toezicht houdt, naast de eerdere beleggingsresultaten. Zelfs als een dienstverlener wordt vrijgesteld van een contract, kan dat bedrijf welkom zijn om documenten op een later tijdstip opnieuw in te dienen en opnieuw in te dienen.