Wat zijn veelvoorkomende toepassingen voor kleine contanten?
Klein geld is een kleine hoeveelheid geld die door de werknemers van een bedrijf wordt gebruikt voor incidentele kosten onder een bepaald bedrag, meestal rond de $ 50 US Dollars (USD) in de Verenigde Staten. Veel financiële functionarissen zijn het erover eens dat het in bepaalde gevallen niet kosteneffectief is - om nog maar te zwijgen van tijdverspilling - om een cheque uit te geven voor kleine bedrijfsuitgaven. Enkele veel voorkomende toepassingen voor kleine contanten zijn het kopen van kantoorbenodigdheden en betalen voor maaltijden, entertainment, lokaal vervoer en andere diverse kosten. Het kan ook worden gebruikt om vergoedingen te verstrekken of om klanten te wijzigen. Ongeacht het gebruik ervan, is meestal documentatie vereist om de fondsen te verantwoorden om mogelijke auditproblemen te voorkomen.
Soms een voorschotrekening genoemd, kan het geld van een klein kasfonds worden gebruikt om werknemers te vergoeden voor bedrijfsgerelateerde uitgaven uit het verleden, of het kan worden gereserveerd voor verwachte uitgaven. De fondsen mogen vaak worden gebruikt om wisselgeld te geven aan klanten die ook goederen of diensten van het bedrijf kopen. Daarnaast wordt klein geld vaak uitgegeven aan kantoorbenodigdheden of laboratoriumbenodigdheden, maar het is meestal niet bedoeld voor het kopen van grote artikelen. Het wordt veeleer besteed aan incidentele kosten, zoals papier en pennen. Bovendien vergoeden de academische afdelingen van veel universiteiten die menselijke onderwerpen in hun studies gebruiken, de onderwerpen met behulp van kleine bedragen.
Over het algemeen komen de meeste kleine out-of-pocket-kosten die een werknemer in de loop van het bedrijf maakt, in aanmerking voor terugbetaling in kleine bedragen, afhankelijk van het specifieke beleid van de werkgever. Medewerkers van bepaalde bedrijven betalen vaak voor lokale reizen, inclusief een bus, taxi of metro, waarvoor ze kunnen worden vergoed. Kantoorevenementen, zoals personeelsbijeenkomsten of feesten, kunnen ook met klein geld worden gefinancierd, net als bepaalde zakelijke maaltijden en ander goedkoop amusement.
Er zijn bepaalde beperkingen en uitzonderingen met betrekking tot het gebruik van een klein kasfonds. Het is bijvoorbeeld meestal niet toegestaan om te worden gebruikt als een fonds voor het innen van cheques of als bron voor een salarisvoorschot. Als het bedrijf in de VS is gevestigd, kunnen er ook bepaalde vrijstellingen van omzetbelasting zijn, afhankelijk van de staat. Bovendien kan de hoeveelheid geld op een kleine geldrekening indien nodig worden verhoogd of verlaagd, afhankelijk van het beleid van de organisatie.
Een toezichthoudende medewerker van het bedrijf wordt over het algemeen aangewezen als de bewaarder van kleine geldfondsen, en het onderhouden van het fonds vereist nauwkeurige documentatie voor boekhoudkundige doeleinden. Het is bijvoorbeeld meestal een goed idee voor werknemers om aanvraagformulieren en gespecificeerde bonnen te gebruiken bij het omgaan met kleine contanten. Deze formulieren, ook bekend als kleine contante waardebonnen, zijn over het algemeen verkrijgbaar bij winkels voor kantoorbenodigdheden.