Wat zijn conforme documenten?
Conforme documenten houden zich aan de bepalingen en voorwaarden die horen bij een kredietbrief, waardoor een bank een betaling aan een verkoper kan vrijgeven namens een koper. Kredietbrieven worden gebruikt in handelstransacties, met name internationaal, om het verkeer van middelen te vergemakkelijken en beide betrokken partijen enige bescherming te bieden. Onder de voorwaarden, wanneer de verkoper de goederen naar de koper verzendt en documentatie opstelt, kan deze voor betaling aan de bank worden aangeboden. De bank onderzoekt deze documenten om te bepalen of ze compliant zijn en geeft een betaling vrij.
Dit proces begint met een overeenkomst tussen koper en verkoper, die een gedetailleerde beschrijving van de verkochte goederen bevat. Dit wordt gebruikt bij het genereren van de kredietbrief, zodat de bank iets kan vergelijken met de documenten die door de verkoper worden gepresenteerd. Wanneer de documentatie is samengesteld, moet deze compleet zijn en overeenkomen met de beschrijving van de bestelling die de koper aan de bank heeft gegeven. Afwijkingen kunnen leiden tot een afwijzing en geen betaling voor de verkoper.
Banken hebben de neiging om heel voorzichtig te zijn bij het onderzoeken van documentatie, omdat ze de koper een garantie willen geven dat geen betaling voor een foutieve verzending zal worden uitgevoerd. Dit kan soms leiden tot afwijzingen om relatief kleine redenen. Een textielbestelling kan bijvoorbeeld een stofkleur als 'zalm' beschrijven in documenten die naar de bank worden verzonden, terwijl de verkoper deze beschrijft als 'roze'. De bank kan besluiten dat de bestelling niet langer voldoet en de betaling wordt ingehouden.
Voordat verkopers een pakket informatie naar de bank sturen, kunnen ze controleren op verschillen waardoor een bank de betaling kan weigeren. Conforme documenten moeten de zending nauwkeurig en correct beschrijven, zonder vervalsingen. Verkopers kunnen de originele verkoopovereenkomst raadplegen om te controleren of ze verzenden wat de koper heeft gevraagd en om te controleren op kleine varianten die een probleem met de betalingsverwerking kunnen veroorzaken. Als de bank besluit dat de verkoper geen conforme documenten heeft ingediend, moet de transactie opnieuw worden verwerkt.
De term "conforme documenten" wordt ook op verschillende andere manieren gebruikt. Reizigers moeten conforme documenten bijhouden voor het overschrijden van grenzen, bijvoorbeeld, met alle nodige functies om de douane te inspecteren. Deze kunnen een duidelijke foto, gedetailleerde demografische informatie en geschikte stempels en aantekeningen bevatten. Documenten moeten mogelijk ook voldoen aan codes en protocollen die zijn vastgesteld door een agentschap om te worden geaccepteerd voor activiteiten zoals het aanvragen van subsidies.