Wat zijn beheerde afdrukservices?
Beheerde afdrukservices verwijzen naar de uitbesteding van documentafdrukken of naar de uitbesteding van documentafdrukmachines. Dit kan op een aantal manieren worden geregeld, waaronder off-site afdrukken, een gecentraliseerd on-site afdrukgebied, verschillende gedecentraliseerde on-site gebieden of een combinatie van de laatste twee. Voordelen van beheerde printservices zijn onder meer het verminderen van werknemersarbeid en lagere kosten.
Wanneer de meeste mensen denken aan beheerde afdrukservices, zijn de machines die bij me opkomen copiers en printers, omdat dit de hulpmiddelen zijn die het meest worden gebruikt om afgedrukte documenten te produceren. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan het zijn dat er één of meerdere printers nodig zijn en dat deze eenheden mogelijk in kleur of zwart-wit moeten afdrukken. Hetzelfde geldt voor kopieerapparaten. In sommige gevallen zijn machines voor twee doeleinden, of zelfs multifunctionele machines met opties zoals scannen of faxen, de beste keuze voor een bedrijf.
De aanschaf van deze machines kan extreem duur zijn. Sommige bedrijven vinden het goedkoper om de benodigde printmachines te leasen. Verschillende bedrijven bieden dit type service aan tegen verschillende tarieven.
Of het bedrijf de machines bezit of huurt, kopieerapparaten en printers hebben nog steeds regelmatig onderhoud nodig om ze draaiende te houden en hebben mogelijk ook noodhulp nodig voor specifieke storingen of incidenten. Veel van dezelfde bedrijven die lease-overeenkomsten aanbieden, bieden ook dit soort diensten aan, op basis van een jaar- of meerjarig contract. Dergelijke contracten kunnen de levering van een bepaald aantal tonercartridges per periode omvatten en zullen waarschijnlijk een bepaald aantal incidentoproepen en regelmatig geplande serviceafspraken omvatten.
Gebruik van dergelijke diensten dient verschillende doelen. Servicekosten onder een contract worden meestal aanzienlijk verlaagd van de tarieven die worden aangerekend voor een enkel gesprek buiten een contract. De meeste beheerde printservicecontracten specificeren een venster waarbinnen servicerespons moet worden gemaakt. Dit helpt de uitvaltijd van apparatuur te verminderen. Het hebben van een servicebedrijf op oproep voorkomt ook dat medewerkers die niet vertrouwd zijn met de apparatuur, moeten proberen het weer operationeel te krijgen.
In grotere bedrijven kan beheerde printservices een centraal printgebied op locatie of op locatie betekenen. Dit kunnen verschillende kopieerapparaten of printers zijn die door een toegewijde staf worden bediend. Dergelijke centra bieden mogelijk ook aanvullende diensten zoals afdrukken op groot formaat, binderij en bijsnijden. Meestal is dit type centrum bedoeld voor grotere taken en wordt het in combinatie met een aantal printers of kopieerapparaten in het hele gebouw gebruikt voor kleine taken.