Wat zijn vergadernotulen?

Vergadernotulen zijn een verslag van een officiële vergadering, meestal van een raad van bestuur voor een bedrijf of een overheidsinstantie. Veel vrijwilligersgroepen houden echter ook notulen van vergaderingen bij om een ​​historisch verslag te maken van alle goedgekeurde records, beslissingen en rekeningen. Normaal gesproken worden notulen opgesteld door één persoon en vervolgens goedgekeurd tijdens de volgende bestuursvergadering, zodra alle bestuursleden de gelegenheid hebben gehad om te herzien en eventuele correcties aan te brengen.

Meestal zijn vergadernotulen een zeer technisch en feitelijk verslag van wat er tijdens de vergadering plaatsvond. Goedkeuring van de notulen gebeurt meestal met zeer weinig of geen discussie. In sommige gevallen, zoals bij een zeer omstreden kwestie of een fout, kan er echter veel discussie zijn. Meestal is de overgrote meerderheid van de leden het eens over wat de notulen moeten zeggen. Ze worden pas officieel als ze door het bestuur zijn goedgekeurd.

Het formaat voor vergadernotulen kan van organisatie tot organisatie verschillen, maar is meestal zeer eenvoudig. Het begint met een opsomming van de algemene vergadering, geeft de datum en tijd van de vergadering, de aanwezige leden en biedt een kort overzicht van elk agendapunt en een verslag van de stemming, indien aanwezig, voor elk punt. Het noteert ook het tijdstip van uitstel en geeft meestal de datum en tijd van de volgende vergadering weer.

Vergadernotulen worden gemaakt door een persoon die is aangewezen als secretaris. Afhankelijk van de situatie kan dit al dan niet een bestuurslid zijn. Als geen bestuurslid, is het de hele taak van de secretaris om aantekeningen te maken. Als het een bestuurslid is, is de taak iets moeilijker omdat van hen mag worden verwacht dat ze deelnemen aan de discussie en stemmen naast het maken van aantekeningen. Over het algemeen is de secretaris voor een overheidsinstantie of -bedrijf geen bestuurslid. Voor vrijwilligersorganisaties zit de secretaris meestal in het bestuur en overweegt hij een bestuursfunctionaris.

Notulen kunnen verschillen van andere verslagen van een vergadering, zoals die in een krant, in die notulen zijn zeer chronologisch van aard. Elk item in de minuten wordt gerapporteerd in de volgorde waarin het is gebeurd. Als een vergadering in een krant wordt behandeld, begint de verslaggever meestal over het onderwerp dat als het meest nieuwswaarde wordt beschouwd. Andere kwesties kunnen al dan niet worden behandeld, afhankelijk van hun relatieve belang. Opgemerkt moet worden dat elk type account, de vergadernotulen en het krantenartikel correct is voor zijn specifieke stijl.