Wat zijn looncontroles?
Bedrijven geven looncheques uit als de daadwerkelijke betaling of het nettoloon dat een werknemer van de werkgever heeft ontvangen na het voltooien van een loonperiode. Een looncheque is een financieel instrument waarmee de op de cheque geschreven bedragen van de bankrekening van de werkgever kunnen worden afgeschreven en aan de werknemers kunnen worden gecrediteerd.
Payroll-cheques kunnen verschillende vormen aannemen; fysieke cheque, elektronische overboeking, elektronische loonrekening of contant geld. Het Amerikaanse arbeidsrecht verbiedt de betaling van werknemers die goederen of andere materialen gebruiken.
Het bedrag van de looncheque wordt ook wel de netto betaling genoemd. Dit bedrag is gelijk aan het totale salaris of brutoloon, gebaseerd op het aantal gewerkte uren maal het uurtarief voor de periode of het jaarsalaris gedeeld door het aantal loonperioden in het jaar. Van het brutoloon worden inhoudingen gedaan namens de federale en nationale overheid voor wettelijke voordelen, zoals inkomstenbelasting, VAIS, SS, ziektebelasting en werkloosheidsverzekering. Eventuele extra voordelen met inhoudingen worden elke periode van het brutoloon afgetrokken. Het resterende bedrag is de nettoloon of loonstrookcheque.
Arbeidsrecht bepaalt dat werknemers alleen kunnen worden betaald op basis van een vaste loonperiode. De opties zijn dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Looncontroles moeten worden afgegeven aan werknemers voor werk dat is voltooid tijdens de loonperiode binnen een specifieke periode vanaf het einde van de loonperiode.
Looncheques moeten worden ondertekend door een naar behoren gemachtigde leidinggevende van het bedrijf. In geval van een faillissement van een bedrijf zijn looncheques beveiligd en moeten deze worden betaald voordat andere crediteurenverzoeken worden onderzocht.
Fysieke looncheques worden oud van 6 maanden na de datum op de cheque. Als de cheque tijdens deze periode niet wordt aangeboden aan een financiële instelling, is de cheque niet langer geldig. Een vervangende cheque moet worden aangevraagd en afgegeven voor de nominale waarde van de oorspronkelijke cheque.
Werkgevers die looncheques uitgeven, zijn verantwoordelijk voor het geven van betalingsadvies bij elk salaris. Het betalingsadvies moet de bruto betaling, alle inhoudingen en de naam van het voordeel waarvoor de fondsen zijn, het nettoloon en de loonperiode aantonen. Het advies moet bij alle salaris worden opgenomen, zelfs als het bedrag hetzelfde is voor meerdere periodes.
Het totale bedrag van de overheidsaftrek moet aan het einde van elk kalenderjaar worden samengevat en een belastingverklaring aan elke werknemer worden uitgegeven tegen het einde van februari van het volgende kalenderjaar. Het exacte formulier dat wordt gebruikt om de loongegevens te rapporteren, is afhankelijk van het type inkomen, de staat en zeven andere factoren.
Alle bedragen die van de looncheques worden afgetrokken, moeten binnen een specifieke periode aan de juiste instantie worden overgemaakt. Elke overmaking moet het bedrag van de werknemersaftrek, de naam van de werknemer, de loonperiode en de naam van de werkgever bevatten. Staats- en federale inhoudingen hebben specifieke overmakingsdeadlines en boetes worden in rekening gebracht wanneer werkgevers te laat zijn met indienen. Elke werkgever die geld van de looncheques van de werknemer aftrekt en deze niet overmaakt, is strafrechtelijk vervolgd.