Wat zijn inkoopprocedures?
Elke organisatie die goederen of diensten koopt, heeft standaard inkoopprocedures , de methoden die ze gebruiken om die dingen te verwerven. Deze procedures hebben betrekking op alle aspecten van de inkoopcyclus, inclusief de selectie van de leverancier, contractonderhandelingen, orderplaatsing en betaling. Alle bedrijven hebben inkoopprocedures en deze worden gebruikt om de bestedingsactiviteit te controleren, ervoor te zorgen dat de juiste goedkeuringen aanwezig zijn en het risico van te veel betalen te verminderen. Aankoop- of inkoopactiviteit omvat alle bestedingsactiviteit, met uitzondering van de loonlijst, en vertegenwoordigt vaak meer dan 50 procent van alle uitgaven.
De primaire drijfveer voor de ontwikkeling van aanbestedingsprocedures is het beheersen van alle uitgaven. De daadwerkelijk gebruikte procedures kunnen enigszins variëren, maar zullen vergelijkbaar zijn. Een geschikt goedkeuringsproces omvat meestal een scheiding van taken en de betrokkenheid van senior managers voor transacties die meer kosten dan een specifieke prijs. Een andere standaard inkoopprocedure is om de toegang tot de inkooporderformulieren te beperken en een ondertekende autorisatie te vragen van een andere manager dan de persoon die de goederen gebruikt. Deze scheiding van de goederenontvanger en de goedkeuring is bedoeld om ervoor te zorgen dat een senior medewerker op de hoogte is van de bestelling en kan bevestigen dat de materialen vereist zijn en voor het juiste doel zullen worden gebruikt.
Een andere veel voorkomende aanbestedingsprocedure is het maken van een korte lijst met vooraf goedgekeurde leveranciers voor specifieke goederen. Leveranciers worden aan de lijst toegevoegd via een biedproces dat op een geplande basis wordt uitgevoerd. Dit proces is ontworpen om transparant te zijn en om het bedrijf de mogelijkheid te bieden om kortingen in de prijs te krijgen, om te voldoen aan kwaliteitsnormen en om tijdige levering te garanderen.
De risico's voor een bedrijf zonder de juiste inkoopprocedures zijn te hoog, het niet bereiken van een goede waarde en inkoopfraude. Veel mensen die geen boekhoud- of inkooptraining hebben, hebben een hekel aan de stappen die betrokken zijn bij een inkoopaanvraag. Deze processen zijn echter ontworpen om zowel tijd als geld te besparen.
Andere veel voorkomende inkoopprocedures omvatten het instellen van drempels voor waarden die verschillende inkoopactiviteiten activeren. Voor aankopen die meer kosten dan een bepaald bedrag, kan een inkooporder bijvoorbeeld worden goedgekeurd door twee managementniveaus. Voor een inkooporder voor een veel hogere prijs moet mogelijk een voorstel worden uitgegeven.
In sommige gevallen kunnen bedrijven worden verplicht om hun inkoopcontracten te verdedigen. Als een verkoper die heeft deelgenomen aan het biedingsproces van mening is dat hij geen eerlijke kans heeft gekregen om te concurreren, kan een rechtszaak worden aangespannen. Contractrecht is een bron van veel juridische activiteiten en bedrijven met sterke aanbestedingsprocedures zijn in de beste positie om hun zakelijke beslissingen te verdedigen.