Wat zijn voorstelformulieren?
Er zijn drie soorten voorstelformulieren die worden gebruikt in standaard bedrijfsactiviteiten: inkoop, project en verkoop. Al deze formulieren vervullen dezelfde basisfunctie en bieden gebruikers een gestructureerde methode voor het verzamelen van de informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen. Het daadwerkelijke ontwerp van de voorstelformulieren varieert op basis van het werkelijke bedrijfsproces dat in elke organisatie wordt gevolgd. Veel stationaire bedrijven bieden formuliersjablonen die een geweldige plek kunnen zijn om discussies binnen het bedrijf of de organisatie te starten.
Een inkoopvoorstelformulier wordt vaak gebruikt in grote organisaties om inkoopaanvragen bij te houden die een specifieke dollarwaarde overschrijden of die deel uitmaken van een specifiek type goederen. Er zijn twee subtypen van aanbestedingsvoorstelformulieren: aanbestede projecten en apparatuurverzoeken. De gedetailleerde specificaties van het project zijn opgenomen in de aanvraag tot het indienen van voorstellen. In veel bedrijven worden voorstelformulieren gebruikt om alle aanbestedingsprojecten dezelfde structuur te bieden. Dit is erg belangrijk, aangezien alle informatie die aan een partij en niet aan anderen wordt verstrekt, een oneerlijk voordeel oplevert.
Een aanvraagformulier voor uitrusting wordt vaak gebruikt in gecentraliseerde bedrijven. De gebruiker van de apparatuur of de supervisor van de afdeling vult het formulier in en verzendt het naar de inkoopafdeling. Op het formulier geeft de gebruiker zijn of haar contactgegevens, de gedetailleerde specificatie van het vereiste item, het zakelijke rationele en het budget. De meeste offerteformulieren hebben handtekeningvakken om ervoor te zorgen dat alle aanvragen correct worden beoordeeld en goedgekeurd voordat ze aan de aankoop worden voorgelegd.
Veel engineering- of informatietechnologiebedrijven hebben een gecentraliseerd projectmanagementkantoor. Een projectvoorstelformulier wordt gebruikt om verzoeken van gebruikers te beheren, structuur te geven aan de gegevensverzameling en ervoor te zorgen dat alle gebruikersverzoeken dezelfde goedkeuringswerkstroom hebben gevolgd. Alle projecten moeten een sponsor, betrokken afdeling of bedrijfsproces hebben. De formulieren voor projectvoorstellen bevatten documentatie van de zakelijke uitdaging en het gewenste eindresultaat van het project. Waar mogelijk wordt van personeel verwacht dat het de geschatte projectkosten, tijdlijn en besparingen in efficiëntie of harde dollars oplevert.
Formulieren voor verkoopvoorstellen worden gebruikt door verkooppersoneel van bedrijf tot bedrijf tijdens het bieden. Inbegrepen in een verkoopvoorstelformulier zijn de productbeschrijving, kosten, installatie- of servicekosten en tijdlijn voor levering. De details op het verkoopvoorstel vormen de basis voor de evaluatie door de klant. Alle relevante informatie moet worden opgenomen, zodat de klant de details van het verkoopaanbod kan vergelijken met de andere voorstellen die hij of zij heeft ontvangen.