Wat zijn voorstelbrieven?
Voorstelbrieven zijn sollicitatiebrieven die bij zakelijke voorstellen worden gevoegd om mensen kennis te laten maken met de aard van het voorstel en het bedrijf dat het voorstel doet. Net als andere soorten sollicitatiebrieven, zijn voorstelbrieven ontworpen om de lezer snel kennis te laten maken met de benodigde informatie, terwijl de lezer er ook van overtuigd is dat de auteur van de brief de beste keuze is voor de taak. In sommige gevallen moet een voorstelbrief een specifiek formaat en stijl volgen, terwijl het in andere gevallen vrijer van aard kan zijn.
Een typische voorstelbrief bevat een korte bespreking van het probleem dat het voorstel moet aanpakken, en een overzicht van de meest opvallende informatie in het voorstel. Voorstelbrieven bevatten meestal tijd- en kostenramingen, samen met een korte uitleg over hoe het voorstel zal werken. De voorstelbrief kan ook de ervaring, kwalificaties en certificeringen bevatten van de persoon of het bedrijf dat het voorstel levert, en het kan ook bedrijfsgeschiedenis en achtergrondinformatie bevatten. Overal heeft het document een overtuigende toon die is ontworpen om de lezer aan te moedigen het bijgevoegde voorstelmateriaal te herzien.
Er zijn een aantal contexten waarin een voorstelbrief kan worden geschreven. Wanneer een bedrijf of bureau een offerteaanvraag indient, schrijven mensen die op de RFP reageren meestal offertebrieven met hun inzendingen. Een RFP bevat meestal voorstelrichtlijnen die mensen een goed idee geven van wat er in een voorstelbrief moet worden opgenomen, variërend van de kwalificaties van de auteur tot een schatting van de kosten die hiermee gemoeid zijn. Referentieboeken met informatie over zakelijke correspondentie bevatten vaak verschillende voorbeeldvoorstellen, zodat lezers zich vertrouwd kunnen maken met het schrijven van voorstellen voordat ze een voorstel formeel moeten opstellen.
Sommige voorstelbrieven zijn ongevraagd. Bedrijven kunnen voorstellen gebruiken om hun producten aan potentiële nieuwe klanten te verkopen, omdat communicatie per e-mail goedkoop en zeer kosteneffectief kan zijn. Een fabrikant van kantoorsoftware kan bijvoorbeeld een massale mailing verzenden naar tal van kantoren en anticiperen op ten minste enige interesse van bedrijven die zullen reageren met bestellingen of verzoeken om meer informatie. De ongevraagde voorstelbrief is doorgaans generieker van aard, zodat deze naar veel mensen kan worden verzonden.
Het kan moeilijk zijn om een voorstelsjabloon te bedenken dat kan worden gebruikt om op een verzoek om een voorstel te reageren, omdat elk verzoek en elk voorstel zeer verschillend kan zijn. Doorgaans is veel onderzoek vereist om het voorstel samen te brengen, en de taal moet specifiek worden aangepast voor de lezer. Het kan echter helpen om een basisoverzicht samen te stellen dat wordt gebruikt bij het schrijven van voorstellen, om ervoor te zorgen dat elk noodzakelijk aspect van een voorstel volledig wordt gedekt. Bedrijven moeten ook kopieën van oude voorstellen en voorstelbrieven bewaren, en noteren welke succesvol zijn, zodat ze kunnen worden gebruikt bij de ontwikkeling van toekomstige voorstellen.