Wat zijn enkele strategieën om de workflow te helpen beheren?
Workflow verwijst naar de volgorde waarin het werk wordt uitgevoerd en als het succesvol wordt beheerd, kan de winstgevendheid worden verhoogd. De bespaarde tijd kan leiden tot lagere operationele kosten en hogere inkomsten. Effectieve strategieën die helpen bij het beheren van de workflow zijn logische planning, tijdbeheer en verantwoordingsplicht van werknemers.
Selecteer alleen logische stappen die moeten worden uitgevoerd in het workflowsysteem. Een stap wordt een activiteit in de taal van workflowbeheer genoemd. Een persoon of een machine voltooit elke activiteit om de workflow te beheren. De supervisor of manager moet de activiteiten van de workflow nauwkeurig communiceren, zodat iedereen precies weet wat hij moet doen en hoe hij / zij naar verwachting de workflow moet beheren. De werkorder en activiteiten moeten worden geschreven als een eenvoudige grafiek voor extra duidelijkheid.
Tijdbeheer is een belangrijke strategie om de workflow te helpen beheren. De geplande tijd om e-mails te controleren of te bellen, zorgt bijvoorbeeld voor minder onderbrekingen in de workflow dan om de paar minuten te stoppen om dergelijke kleine, maar vaak tijdrovende taken uit te voeren. Organisatiestrategie is ook een goede manier om de workflow te beheren door activiteiten binnen het workflowsysteem uit te voeren zonder tijd te verspillen aan het zoeken naar materialen die nodig zijn om projecten te voltooien. Bovendien zou slechts één project tegelijk de bureauruimte moeten innemen. Andere projecten kunnen worden geëtiketteerd en weg van het hoofdbureau worden opgeslagen - misschien in een in / uit-mand met de datum van de deadline.
Verantwoording, als onderdeel van het workflowsysteem, helpt bij het beheren van de workflow omdat het een werkstandaard vaststelt. Degenen die de activiteiten uitvoeren, moeten de verantwoordelijkheid nemen voor hoe ze de workflow beheren om alle activiteiten te voltooien die nodig zijn om hun werk te doen. Als van een medewerker echter wordt verwacht dat hij de workflow volgens een bepaalde standaard beheert, moet hij of zij worden betrokken bij het stellen van doelen met betrekking tot zijn of haar workflowprestaties. De supervisor of manager moet ook de voortgang van de werknemer helpen ontwikkelen en volgen.