Wat zijn de voordelen van videoconferenties?
De grootste voordelen van videoconferenties zijn efficiëntie en kosten. In een videoconferentie hoeft niemand verder te reizen dan hun computerscherm. Deelnemers kunnen overal inloggen en meestal is alleen basiscomputertechnologie en een soort videoconferentiesoftware vereist. De kostenbesparingen zijn meestal enorm. Niet alleen zijn de kosten van reizen en verloren tijd in transit behouden, maar conferentieruimtes hoeven niet te worden gehuurd, gereserveerd of onderhouden.
Naarmate internet alomtegenwoordiger is geworden, is het gebruik van videoconferenties online in de zakelijke wereld steeds populairder geworden. Met videoconferenties kunnen bedrijven, organisaties en andere handelsgroepen hun conferenties in realtime online uitzenden. Dit zorgt voor een veel robuustere deelname, zowel van deelnemers op afstand als van lokale deelnemers die misschien geen tijd hebben om hun kantoor te verlaten of door de stad te reizen.
De vroege dagen van videoconferenties werden gekenmerkt door videocomponenten voor anders real-life conferenties. De voordelen van dit soort videoconferenties blijven geldig en worden nog steeds gebruikt. Veel belangrijke conferenties zijn simulcast of webcast in streaming-versies online, om deelname op afstand mogelijk te maken. Deelnemers die deze online videoconferenties bekijken, kunnen meestal deelnemen door een moderator te e-mailen of via interactieve chatfuncties op de videoconferentiesite.
De voordelen van videoconferenties zijn alleen maar uitgebreid met veranderende technologie. Hoewel webcasts nog steeds veelvoorkomende manieren zijn om videoconferentietechnologie te gebruiken om externe deelnemers te integreren, wordt de technologie ook gebruikt om uitsluitend externe deelnemers aan elkaar te koppelen. Een van de belangrijkste voordelen van videoconferentiesoftware vandaag is de mogelijkheid om uitsluitend online vergaderingen en conferenties te hosten.
Systemen voor videoconferenties zijn over het algemeen niet complex en er is relatief weinig apparatuur voor videoconferenties nodig om online een succesvolle vergadering te organiseren. Het enige dat meestal nodig is, is een computer die gereed is voor internet, een webcamera en een vorm van videoconferentiesoftware. Er is meestal een behoorlijk aantal softwarepakketten om uit te kiezen, van gratis webgebaseerde programma's tot veiligere, met een wachtwoord beveiligde toepassingen. Sommige vergaderprogramma's zijn in staat om mobiele telefoons om te zetten in mobiele kantoren en de meeste bieden toegang vanaf elke locatie waar een internetverbinding is.
Een van de belangrijkste voordelen van videoconferenties is de mogelijkheid om snel mensen uit verschillende plaatsen en tijdzones te verzamelen. De meeste softwareprogramma's creëren een virtuele 'vergaderruimte' waar deelnemers kunnen inloggen, hun webcamera's activeren en deelnemen en met elkaar communiceren alsof ze allemaal in dezelfde ruimte zijn. Videoconferenties kunnen worden ontworpen als rondetafeldiscussies of als presentaties door een of meer mensen. Meestal kunnen deelnemers zichtbaar met elkaar chatten via video en worden ze niet verbannen naar chatrooms of e-mailcorrespondentie. Deelnemers kunnen ook gemakkelijk documenten uploaden en downloaden tijdens een videoconferentie.
Een ander voordeel van videoconferenties is de gemakkelijke mogelijkheid om procedures te archiveren. Meestal kunnen videoconferenties op een later tijdstip worden opgeslagen, geback-upt en bekeken. Dit stelt bedrijven in staat om alles bij te houden wat tijdens een vergadering is ondernomen of besloten zonder een deelnemer als secretaris of recorder aan te wijzen.
Meer en meer bedrijven kiezen voor videoconferenties boven traditionele conferenties, zowel om geld te besparen als om de productiviteit van werknemers te verhogen. Hiermee kunnen vaak meer mensen deelnemen, tegen weinig of geen kosten voor iemand. Hoewel er iets verloren gaat zonder echte face-to-face ontmoetingen, zijn de voordelen van videoconferenties voor bedrijven met kantoren in meerdere steden of zelfs meerdere landen moeilijk te verslaan.