Wat zijn de basisprincipes van loonvoorbereiding?

Elke werkgever, groot of klein, moet zorgen voor de periodieke betaling van lonen, commissies en salarissen aan zijn werknemers. Een complexe taak in de Verenigde Staten, de loonvoorbereiding van een onderneming bestaat uit een aantal verschillende taken, waaronder verificatie van de aan werknemers verschuldigde beloning, berekening van inkomsten en loonheffingen die moeten worden ingehouden en de berekening van andere in te houden bedragen . Hoewel blijkbaar een alledaagse taak die basiselementen is, van week tot week ongewijzigd blijft, is de voorbereiding op de salarisadministratie een absoluut cruciaal onderdeel van het succes van elk bedrijf, omdat problemen met de salarisadministratie leiden tot een dramatische achteruitgang van het moreel van de werknemers.

Het eerste element van een goede loonvoorbereiding is het bepalen hoeveel elke werknemer moet worden betaald. Werknemers zijn het gemakkelijkst te betalen, omdat ze elke week hetzelfde bedrag ontvangen. Werknemers per uur registreren over het algemeen de tijd dat ze hun werk beginnen en eindigen op een tijdwaarnemingssysteem en deze gegevens worden gebruikt om hun loon te berekenen. Een complicerende factor bij de berekening van het uurloon is overwerk, alleen betaald aan werknemers per uur, maar tegen een hoger tarief dan hun reguliere loon. Werknemers in dienst worden meestal betaald op basis van hun omzet, hetgeen vereist dat de relevante verkoopcijfers voor elke verkoper tijdig aan de salarisadministratie worden verstrekt. Commissieberekeningen kunnen ingewikkeld zijn wanneer verkopers samenwerken aan een verkoop en de commissie splitsen, evenals door verschillende commissietarieven voor verschillende producten.

Sommige werkgevers voeren ook toevoegingen aan het loon van hun werknemers in de vorm van bonussen, vakantiegeld, vakantiegeld en ziektegeld, die belastbaar zijn, en terugbetaling van zakelijke kosten, die over het algemeen niet belastbaar zijn. Andere aanpassingen van het loon van werknemers die mogelijk via een loonlijst worden verwerkt, zijn de vergoeding van verhuiskosten en de betaling van auto- en benzinekosten. Er zijn ook verschillende regelingen getroffen om de compensatie van verkopers in dienst te regulariseren om hen te helpen omgaan met de extremen van hoge en lage periodieke beloningen die kenmerkend zijn voor de compensatie van verkopers in dienst.

Nadat het inkomen voor elke werknemer is vastgesteld, moeten inhoudingen en inhoudingen worden berekend. Loonbelastingen voor sociale zekerheid, medicijnen, werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en werknemerscompensatie moeten worden ingehouden op elk loon onderworpen aan wettelijke vereisten en limieten, en inkomstenbelastingen moeten worden ingehouden op het loon van alle werknemers wier loon een wettelijke drempel overschrijdt. Vrijwillige inhoudingen zoals premies voor ziektekostenverzekeringen, bijdragen aan pensioenspaarrekeningen, flexibele uitgavenrekeningen en andere posten moeten ook worden berekend. Een belangrijk element van de loonvoorbereiding is om te bepalen welke aanpassingen, of aftrekkingen of toevoegingen, plaatsvinden vóór de berekening en inhouding van inkomstenbelastingen, en welke daarna plaatsvinden. Een fout bij het maken van deze beslissing kan leiden tot lastige fiscale gevolgen voor de werknemer.

Zodra de loonlijst volledig is voorbereid, moet deze worden verwerkt. Loonverwerking en -productie is een zeer geautomatiseerd proces in de Verenigde Staten geworden, waarbij veel loonlijsten door externe contractanten worden verwerkt. Of het nu in eigen huis of door een externe contractant gebeurt, het proces genereert individuele papieren salarischeques, evenals directe stortingen op de bankrekeningen van werknemers. Daarnaast omvat de voorbereiding op de loonadministratie het opstellen van gedetailleerde en samenvattende overzichten voor de storting van bedragen die nodig zijn om de cheques en directe stortingen te dekken, evenals voor belasting- en andere betalingen aan de juiste overheidsinstanties of verzekeringsmaatschappijen. Degenen die verantwoordelijk zijn voor de loonvoorbereiding moeten deze informatie verstrekken aan de afdeling financiën of crediteuren van de werkgever, wiens taak het is ervoor te zorgen dat de middelen om werknemers te betalen beschikbaar zijn en correct worden gestort. Het verwerken van een salarisadministratie omvat ook het verzamelen van de gegevens die nodig zijn voor de periodieke financiële overzichten van het bedrijf en voor het opstellen van belastingafschriften aan het einde van het jaar. Elke loonlijst is uniek en moet goed en grondig worden voorbereid voordat deze kan worden verwerkt, zowel intern als door een derde partij.