Wat zijn de voordelen van een digitaal archiveringssysteem?
De voordelen van een digitaal archiveringssysteem zijn talrijk en omvatten lagere kosten voor het bedrijf, voordelen voor het milieu, en meer gemak bij het sorteren en vinden en verplaatsen van documenten. Het eerste proces van het opzetten van een digitaal archiveringssysteem kan een beetje uitdagender zijn, maar veel kantoren vinden dat een papierloos kantoor, of zelfs een semi-papierloos kantoor, na verloop van tijd voordelig is voor het bedrijf. Nog een van de voordelen van een digitaal archiveringssysteem zoals dit is dat het kantoor in een kleinere omgeving kan werken, omdat veel ruimte niet nodig is om documenten in een papieren archiveringssysteem op te slaan.
Een digitaal archiveringssysteem, waarin papieren documenten worden gescand naar een computer of gewoon op de computer worden gemaakt, kan in veel verschillende kantooromgevingen worden opgezet. Documenten kunnen indien nodig worden afgedrukt, bijvoorbeeld om naar een klant te worden verzonden, maar anders hebben de kantoormedewerkers toegang tot de documenten op de computer zonder papier te verspillen. Bezuinigen op papier- en printergebruik kan het bedrijf veel geld besparen. Bovendien is het veel gunstiger voor het milieu; zelfs als een kantoor het meeste papier recyclet, veroorzaakt de productie van papier nog steeds schade aan het milieu.
De opslag van een digitaal archiveringssysteem gebeurt volledig op harde schijven. Hierdoor kunnen duizenden documenten in één klein gebied worden opgeslagen, waardoor waardevolle kantoorruimte wordt bespaard. Harde schijven blijven in opslag toenemen terwijl ze in fysieke grootte afnemen, wat nog een ander voordeel is. Bovendien kunnen kopieën van documenten voor veiligheidsdoeleinden op tal van andere harde schijven op afzonderlijke locaties worden opgeslagen en kunnen ze veiliger worden gemaakt door het gebruik van hulpmiddelen zoals wachtwoorden en codering. Documenten zoeken en ophalen wordt veel eenvoudiger.
Het uitvoeren van een zoekopdracht op een harde schijf duurt meestal slechts een paar minuten. Het document kan vervolgens gemakkelijk worden geopend en indien nodig worden gewijzigd, gemaild of afgedrukt. Sommige bedrijven vinden dat ze niet helemaal papierloos kunnen zijn, maar zelfs bezuinigen op papiergebruik, zoals het gebruik van een digitaal archiefsysteem om nieuwere documenten op te slaan, kan een verschil maken. Bureaus die een digitaal archiveringssysteem willen implementeren, moeten extra hulpmiddelen zoals scanners krijgen en het kan behoorlijk wat tijd kosten om documenten naar digitale formulieren te converteren, maar zodra het systeem is ingesteld, wordt het relatief eenvoudig te onderhouden.