Wat zijn de voordelen van een virtuele kantoorruimte?
Voor veel mensen biedt thuiswerken een kostenbesparend alternatief. Kleine tot grote bedrijven kunnen vanuit een lokaal huis werken, of grote bedrijven kunnen geld besparen op bakstenen en mortelgebouwen door werknemers te laten telewerken. Hoewel de voordelen van telewerken door veel bedrijven pas volledig worden ontdekt, zijn er nog steeds een aantal voordelen verbonden aan de toegang tot kantoorruimte. Een oplossing is virtuele kantoorruimte.
Het moet duidelijk zijn dat virtuele kantoorruimte eigenlijk een fysieke is, en meestal geen 'virtuele' of online ruimte. Een ding dat bedrijven kunnen tegenkomen bij het opstarten is dat zaken als postbussen kunnen betekenen dat ze niet zo professioneel zijn als zou moeten. Het uitvoeren van al het werk in de telewerk-mode kan een werkplek beroven van zijn professionele uitstraling, en vergaderingen thuis kunnen suggereren dat het bedrijf niet zo goed wordt gefinancierd of georganiseerd als nodig is. Omdat bedrijven er misschien nog steeds professioneel uit willen zien, hoewel ze allemaal in footy pyjama's (thuis op hun computer) komen werken, hebben ze af en toe kantoorruimte en een fysiek adres nodig.
Er zijn nu tal van bedrijven die virtuele kantoorruimte huren, meestal voor vrij lage prijzen, veel minder dan het zou kosten om een kantoor fulltime te huren. Deze ruimtes kunnen conferentieruimtes, complete keukens en in het algemeen professioneel ogende vergaderruimtes hebben wanneer klanten op kantoor moeten verschijnen. Ze vermijden ook de kwestie van mensen die post- of verzendactiviteiten moeten uitvoeren met postbussen, wat een bedrijf een veel stabielere uitstraling kan geven.
Afhankelijk van het gebied en de behoeften, kunnen de kosten voor het huren van virtuele kantoorruimte minder zijn dan of gewoon een paar honderd Amerikaanse dollar (USD) per maand. Dit bespaart nog steeds veel geld door geen kantoorgebouw te hoeven onderhouden, maar biedt een permanente en fysieke locatie wanneer zaken persoonlijk moeten worden uitgevoerd. Sommige van deze virtuele kantoorruimtelocaties bieden ook telefoondiensten, hoewel het gebruik van een receptionist of een virtuele oproepservice de kosten verhoogt. In plaats daarvan hebben veel mensen gewoon oproepen omgeleid naar hun thuis- of hoofdlocatie, of pikken berichten op die de hele dag op antwoordapparaten staan.
Virtuele kantoorruimte kan enkele nadelen hebben. Dit kan het kantoor moeten delen met veel andere mensen die de ruimte ook gebruiken. Mensen moeten mogelijk vergaderingen bijwonen om te bepalen wanneer en of ze tijd kunnen plannen om het kantoor te gebruiken. De huurkosten worden meestal laag gehouden door het aantal bedrijven dat gebruik maakt van de ruimte te maximaliseren. Toch zijn velen het erover eens dat het hebben van een virtueel kantoor een kostenbesparende maatregel is die kan helpen een bedrijf veel professioneler te laten lijken.